Indlæs indbetalinger
Når dine kunder betaler en faktura med en FIK, GIK, KID eller OCR reference, kan banken levere en indbetalingsfil med detaljerede oplysninger om disse indbetalinger. Filen kan indlæses i Continia Payment Managements indbetalingskladde og derefter bogføres. Du slipper altså for at indtaste og udligne hver eneste indbetaling i indbetalingskladden.
Bemærk
For at anvende funktionen til indlæsning af FIK, GIK, KID eller OCR indbetalinger i Payment Management, er det nødvendigt at du medsender enten et indbetalingskort eller en ocr-reference når du sender fakturaer, rykkere, rentenotaer eller kontoudtog til dine kunder. Læs mere om hvordan du sætter FIK/GIK/KID og OCR op med Payment Management i afsnittet Opsætning af rapporter til udskrivning af FIK/GIK indbetalingskort.
Sådan indlæser du indbetalinger
Denne følgende guide er gældende for indlæsning af både FIK/GIK og CREMUL.
- Vælg ikonet
eller tast Ctrl-F3, angiv Indbetalingskladder, og vælg derefter det relaterede link. - Dette åbner oversigten over Indbetalingskladder.
- Hvis du ikke allerede har oprettet en indbetalingskladde, skal du gøre det nu. Bankkontoen, som dine indbetalinger bliver sat ind på skal angives som modkonto på den indbetalingskladde der skal anvendes til indlæsningen af indbetalinger og modkontotype skal være Bank.
- Vælg den kladde du vil anvende i feltet Kladde navn.
- I handlingslinjen vælg Indlæs indbetalinger.
- Har du tidligere indlæst indbetalinger, kan du i boksen Brug standardværdier fra vælge Seneste anvendte indstillinger og filtre. Nedenfor finder du beskrivelser af de enkelte felter og funktioner i vinduet Indlæs indbetalinger, og hvilke konsekvenser det har for anvendelsen af Payment Management.
- Vælg knappen OK for at starte indlæsningen.
- Når indbetalingerne er indlæst og eventuelle tilretninger er foretaget, er kladden klar til bogføring. Vælg handlingen Bogfør eller Bogfør og udskriv, hvis kladden ønskes udskrevet.
- Vælg OK for at lukke siden.
Felter på dialogboks ved indlæsning af indbetalinger
Når du indlæser indbetalinger fra fil, får du vist en dialogboks, som skal udfyldes. Felterne er beskrevet i nedenstående tabel:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Import fra fil | Angiv om importen af indbetalinger skal ske via filindlæsning. |
| Filnavn | Angiv sti og filnavn til den fil, der er modtaget fra banken. |
| Kladdedato | Vælg den dato som indlæsningen skal bruge i kladden; det kan enten være Indbetalingens indbetalingsdato eller bogføringsdato. |
| Beskrivelse | Indsæt eventuel en generel beskrivelse til kladdeteksten. Hvis der ikke angives en beskrivelse, vil programmet indsætte debitors navn. |
| Start bilagsnr. | Angiver hvilket bilagsnummer den første linje skal starte med. Resterende linjer tæller automatisk et bilagsnummer op pr. linje. |
| Nyt bilagsnr. pr. | Vælg om du vil skifte til nyt bilagsnummer, hver gang en ny Indbetalingskladde afvikles (altså beholde samme bilagsnummer for alle linjer), eller om du vil skifte bilagsnummer for hver Linje i kladden. |
| Samling af modkonto pr. dag | Markeres, hvis der ønskes en samlet modpostering på bankkontoen pr. dag, ellers vil der blive dannet en bankpostering pr. linje. |
| Filtype | Ved import via fil, skal filtypen angives i dette felt. |
Supporterede formater for indlæsning
Payment Management understøtter følgende filformater til indlæsning af indbetalinger:
- Det fælles indbetalingsformat PBS FIK (DK)
- Indbetalingsservice OCR (SE)
- TotalIn (SE)
- OCR-Giro (NO)
- BG Max (SE)
- CAMT-054C - Bemærk at filen skal indeholde detaljer om hver enkelt betaling (kaldes udspecificeret eller detaljeret når du bestiller filen i banken). Sumpost-filer supporteres ikke, da en enkelt sum ikke angiver hvem der har betalt hvad.
Hvad sker der under indlæsning af indbetalinger fra fil
- Afhængigt af om du har valgt at samle modkonto pr. dag, vil der enten blive dannet en bankpostering pr. linje eller blive oprettet en bankpostering pr. dag.
- Bilagsnummeret udfyldes automatisk med det næste ledige nummer i nummerserien for de kladdenavne, der hører til indbetalingskladden. Bilagsnummeret er det nummer, der står på den første indbetalingskladdelinje. De efterfølgende kladdelinjer bliver nummereret fortløbende. Du kan dog også udfylde feltet manuelt.
- Alle indbetalinger hvor debitor-nr. eller fakturanummer findes bliver påført et udlignings-id, når de bliver indlæst i indbetalingskladden. De eneste tilfælde, hvor id ikke bliver indsat, er:
- Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og der i indlæsningen er valgt, at disse ikke skal udlignes.
- Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og indbetalt beløb ikke stemmer med fakturaens restbeløb.
- Hvis faktura allerede er udlignet.
- I det sidste tilfælde, kan det være nødvendigt at påføre et udlignings-id manuelt.