Eksempel på betalingsflowet med Continia Payment Management

  • 19/04/2024
  • 8 minutter at læse

På denne side finder du en guide til, hvordan du gennemfører et helt betalingsflow med Continia Payment Management. Guiden forudsætter, at du har foretaget alle de nødvendige opsætninger, som kræves for gennemføre en betaling.

Sådan foretager du en betaling med Continia Payment Management

Følg guiden nedenfor, for at foretage en betaling med brug af Payment Management.

1. Angiv betalingsoplysninger

  1. På den faktura du har modtaget, finder du kreditornummeret på den leverandør, for hvilken der skal dannes en betaling.

  2. Du kan opsætte kreditor betalingsoplysninger, ved at benytte den assisterede opsætningsguide Assisteret opsætningsguide for Kreditor betalingsoplysninger. Når betalingsoplysninger er opsat, kan du oprette købsfakturaen.

  3. Hvis du ønsker at opsætte kreditor betalingsoplysninger manuelt, kan du følge guiden Opsætning af kreditor betalingsoplysninger.

    På kreditorkortet, skal du under sektionen Betalingsoplysninger angive, hvorledes kreditoren skal betales, og hvilke oplysninger der skal indgå på betalingen.

    • Under betalingsmetode vælger du den betalingsmetode, som du ønsker at benytte for betaling, f.eks. FIK betaling, bankoverførsel (BTD), SEPA, eller en anden betalingsmetode.
    • Under menuen Start gå til Modkonti. Angiv en modkonto, dvs. den bankkonto der skal betales fra. Angiver du en modkonto på kreditoren, vil denne konto herefter være den primære bankkonto der betales fra, når du danner betalinger til denne kreditor.
    • Ved bankoverførsel, kontroller da at der er oprettet en bankkonto på kreditoren. Se evt. guiden Opsætning af kreditor bankkonto.
    • Udfyld evt. andre betalingsoplysninger der kan have relevans for den pågældende betaling og kreditor.

  4. Vælg OK for at lukke vinduet.

2. Dan købsfaktura

  1. I fanen øverst på kreditoren, under Start, vælg funktionen Købsfaktura, for at oprette købsfakturaen i dit regnskab. Står du ikke på kreditorkortet, kan du også benytte søgefunktionen og søge på Købsfaktura, hvorfra du kan oprette en ny købsfaktura.
  2. Valider at Kreditornavn, Bogføringsdato og Forfaldsdato er korrekt.
  3. Indtast Fakturanr. som er angivet på fakturaen.
  4. Indtast informationer om købet på Linjer, så som Type, Nummer, Antal, Købspris, osv.
  5. Valider at beløbet stemmer med beløbet angivet på fakturaen.
  6. Betalingsoplysninger oprettet på kreditoren, vil automatisk blive overført til købsfakturaen. Disse kan tilgås fra funktionen Betalingsoplysninger øverst i vinduet. Se evt. guiden Anvend betalingsoplysninger på købsbilag.
  7. Bogfør faktura.

Når du har dannet og bogført købsposter i dit regnskab, er du klar til at betale dem. Du betaler dine køb ved at oprette et betalingsforslag i en udbetalingskladde, hvorfra der dannes en fil som enten kan eksporteres og indlæses i banken, eller sendes direkte til banken.

3. Åbn en udbetalingskladde

  1. Åbn den ønskede udbetalingskladde. Ønsker du at oprette en ny udbetalingskladde, kan du se guiden Opret en udbetalingskladde.

4. Opsætning af betalingsforslag i udbetalingskladden

  1. Er det første gang du benytter udbetalingskladden, skal du opsætte parametre når et betalingsforslag der skal dannes. Har du allerede opsat parametre for udbetalingskladden, spring da til afsnittet Opret et betalingsforslag.
  2. Under Naviger, vælg Opsætning.
  3. Opsætninger i dette vindue, danner grundlag for kørslen Lav forslag.... Opsætningen anvendes til alle fremtidige betalingsforslag der dannes for denne udbetalingskladde, men kan selvfølgelig ændres. Se evtuelt guiden Opsætning af betalingsforslag for at læse mere om opsætning af udbetalingskladde.
  4. Når du har opsat din betalingskladde, er du klar til at danne et kreditor betalingsforslag.

5. Opret et betalingsforslag

  1. Åbn den udbetalingskladde du ønsker at benytte til at danne et Kreditor betalingsforslag.
  2. I Navigationsbaren, vælg Lav forslag....
  3. Du vil her se de opsætninger for betalingsforslaget der er dannet på baggrund af din opsætning på kladden. Følg eventuelt guiden Sådan opretter du et betalingsforslag i udbetalingskladden, for at oprette et betalingsforslag.

6. Valider betalinger i udbetalingskladden

  1. Der er nu dannet betalinger i udbetalingskladden på baggrund af de kriterier, som du har opsat for udbetalingskladden.
  2. Din Payment Management udbetalingskladde vil kunne opsættes på flere måder, og give flere muligheder for, hvilke betalinger der kan genereres i samme kladde. F.eks. vil kladden kunne indeholde:
    • Betalinger til forskellige bankkonti.
    • Betalinger fra forskellige modkonti.
    • Betalinger til forskellige kreditorer.
    • Betalinger i forskellige valuta.
  3. Eventuelle fejl på betalingen vil som oftest blive fanget når betalingen oprettes i kladden, men for at opnå fuld validering af betalingerne, skal du åbne Betalingsoversigten og vælge Valider.
  4. I kolonnen Betalingsstatus på kladden, eller Status i betalingsoversigten, vil du få en besked om hvorvidt betalingsposten er valid. Hvis der er fejl i betalingslinjen, vil du under Info- & fejllog kun læse mere om fejlen. Ret eventuelle fejl, og kør en ny validering af betalingerne for at opdatere Betalingsstatus-feltet.
  5. Kontroller gerne at betalingsidentifikationen er korrekt.
  6. Du kan først sende eller eksportere en betaling, når den har status Valid.

7. Send eller eksporter betalinger

  1. Når dine betalinger har status Valid kan du sende eller eksportere dem, så de dannes i banken.
  2. Du gennemfører betalingen fra Betalingsoversigten.
  3. Læs mere om hvordan du gennemfører en betaling i guiden Sådan anvender du betalingsoversigten og sender betalinger til banken.

8. Indlæs betalingsfil i banken

  1. Hvis du har udlæst en betalingsfil, dvs. ved manuel kommunikation, så skal denne fil efterfølgende indlæses i banken. Det er individuelt, hvilke programmer der benyttes til filindlæsning i banken, så denne del af betalingsprocessen vil ikke blive beskrevet yderligere. Vi anbefaler, at du tager fat i bankens support, hvis der skulle være problemer med indlæsning af bankfilen.

9. Bogfør sendte og eksporterede betalingsposter

  1. Du kan bogføre betalingsposterne, når de har status Sendt, Modtaget eller Betalt. Minimumskrav til status angives i indstillingerne under Opsætning.
  2. I udbetalingskladden, vælg Bogfør. Du skal herefter vælge, om du vil bogføre den pågældende linje eller alle linjer i udbetalingskladden. Det vil kun være de linjer, der efterlever minimumskravet for Status, der bliver bogført.
  3. Det anbefales ikke at bogføre betalingerne, førend de er godkendt i banken.

10. Afstem bankkonto

  1. Når betalingerne er gennemført, kan du benytte Statement Intelligence til at afstemme din bankkonto.
  2. Se guiden Sådan afstemmer du din bankkonto for hvordan du gennemfører kontoafstemning med Statement Intelligence.