Afstem bankkonto
Continia Statement Intelligence modulet til Continia Payment Management giver dig mulighed for at afstemme dine bankkonti helt automatisk.
Når et kontoudtog indlæses i Payment Management, vil Statement Intelligence forsøge at finde de modsvarende bankposter i Dynamics NAV, eller Business Central on-premises. Hvis bankposten er bogført afstemmes den automatisk. Hvis bankposten ikke er bogført, bliver der automatisk oprettet et forslag til postering af bankposten, for eksempel indbetalinger, renter, gebyrer med mere. Hvis der er flere udligningsmuligheder, dannes der forslag til udligninger, som skal godkendes af dig.
Hvis du vil læse mere om funktionaliteten i Statement Intelligence modulet, kan du se afsnittet Statement Intelligence modulet.
Sådan afstemmer du din bankkonto
- Vælg ikonet
eller tast Ctrl-F3, angiv Bankkonti, og vælg derefter det relaterede link. - For at komme til Bankkontokortet skal du enten vælge handlingen Ny, hvis du vil oprette en ny bankkonto, eller markere en eksisterende bankkonto og vælge handlingen Rediger.
- På bankkontokortet, vælg handlingen Afstemning. Dette åbner vinduet Bankkontoafstemning Payment Management.
- Vælg handlingen Indlæs kontoudtog. Læs mere om hvilke muligheder du har, nederst på denne side, hvor funktionen Indlæs kontoudtog er nærmere beskrevet. Når du har valgt det rigtige kontoudtog, indlæses det hvorefter funktionen Afstem kontoudtog automatisk startes. Du kan læse mere om, hvad funktionen gør nederst på siden.
- Afstem eller udlign nu de enkelte linjer. Brug funktionerne beskrevet nedenfor, til at udligne og afstemme dine bankposter. Er der flere afstemningsforslag bør du vælge funktionen Vælg afstemning.
- Nedenfor finder du beskrivelser af de enkelte felter og funktioner i vinduet, og hvilken konsekvenser de har for anvendelsen af Payment Management.
- Når alle bankposter er udlignet og afstemt, skal du bogføre afstemningen med funktionen Bogfør afstemning eller Bogfør og udskriv.
- Vælg knappen OK for at afslutte opsætningen.
Generelt
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Bankkontonr. | Angiver bankkontoen der afstemmes. |
| Kontoudtogsnr. | Internt Dynamics NAV eller Business Central on-premises kontoudtogsnummer. |
| Kontoudtogsdato | Angiver datoen kontoudtoget indlæses og afstemmes. |
| Sidste kontoudtog - saldo | Angiver saldoen, fra sidste kontoudtog. |
| Kontoudtogs slutsaldo | Angiver saldo, efter indlæst kontoudtog. |
| Linjer i indbet.kld. | Angiver hvor mange linjer der er oprettet forslag på i indbetalingskladden. |
| Linjer i kassekld. | Angiver hvor mange linjer der er oprettet forslag på i kassekladden. |
Bankkontoafstemningslinjer Payment Management
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Status | Status kan være: OK, Betyder at der er fundet en Bogført bankpost og afstemning af denne linje er OK Uafklaret, Betyder der ikke er fundet direkte match og linjen skal håndteres. Kassekladde venter, Betyder at posten er overført til Kassekladden og er klar til at blive håndteret. Indbetalingskladde venter: Betyder at der er fundet et match og posten er overført til Indbetalingskladden og er klar til bogføring. |
| Advisering | Angiver om der findes yderligere advisering til posten. Hvis Ja, kan du anvende handlingen Advisering, for at få vist hvad der er adviseret. |
| Antal afstemningsforslag | Angiver hvor mange debitorposter der er fundet forslag til at udligne. Det er muligt at angive et debitornummer i feltet Debitornr. på afstemningslinjen. Dette giver mulighed for at anvende funktionen Afstem debitorposter, hvor du selv kan angive hvilke debitorposter betalingen vedrører. |
| Valgt afstem. fundet vha. | Angiver hvorvidt afstemningen er fundet på baggrund af fundet Betalings-ID, Bilagsnr. eller Debitornr.. |
| Redigerbar | Angiver om du kan redigere afstemningslinjen eller ej. Se beskrivelse af funktionen Linje, og metoden Skift redigerbar i næste tabel. |
| Manuel håndtering | Markeres hvis du vil håndtere linjen manuelt. Når du har markeret linjen, kan du med funktionen Opret kladdelinjer, overføre linjen til finanskladden. Gå derefter over på finanskladden, kontér bilaget og bogfør linjen. Når du vender tilbage til afstemningslinjen, vil linjen automatisk blive udlignet og afstemt. |
| Bogføringsdato | Angiver bankens bogføringsdato. |
| Bogføringsbeskrivelse | Feltet udfyldes alt efter hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt. |
| Kontoudtogsbeløb | Beløb som er indsat eller hævet på kontoen. |
| Udligningsbeløb | Beløb som er fundet udligning med. |
| Difference | Eventuel difference mellem Kontoudtogsbeløb og Udligningsbeløb. |
| Valørdato | Bankens angivne valørdato. Valørdato er i banksammenhæng den dato, hvor en saldoændring har rentemæssig virkning fra. |
| Oprindelig valutakode | En bankkonto føres altid i den valuta den er oprettet med. Oprindelig valutakode angiver hvilken valuta beløbet oprindelig var omregnet fra. |
| Debitornr. | Angiver kundenummer. |
| Bank kontoudtogsnr. | Bankens kontoudtogsnummer. |
| Referencetekst 1-6 | Feltet udfyldes alt efter, hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. |
| Referencekode 1-6 | Feltet udfyldes alt efter, hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. |
| Advarsel | Angiver om der er advarsler i afstemningen af den pågældende post. |
| Afsendereference | Feltet udfyldes alt efter, hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. |
| Egenreference | Feltet udfyldes alt efter hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. |
| IBAN | Bankkontoens IBAN kode. |
Handlinger på linjerne
Øverst i vinduet med bankposteringslinjer, finder du følgende funktioner som er specifikke for Payment Management:
| Handling | Beskrivelse |
|---|---|
| Linje - Vis debitorkontoudtog | Hvis du anvender Continias rapport til udskrivning af debitor kontoudtog, kan du med denne funktion få vist de kontoudtog, som kan udlignes op imod. Hvis du sender salgskontoudtog ud til dine kunder med et FIK- eller Giro-indbetalingskort vedhæftet, og samtidig ønsker mulighed for at kunne "matche" indbetalinger på et givent kontoudtog til hvilke fakturaer og kreditnotaer som skal udlignes, skal du angive en bilagsnummerserie til dette formål. Bilagsnummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som Betalings-ID på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende gemmes oplysninger om, hvilke debitorposter der skal udlignes, hvis FI-kortet bliver betalt. Oplysningerne anvendes så Continia Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages. Du kan læse mere om opsætningen af rapporterne i afsnittet Opsætning af rapporter til udskrivning af FIK/GIK indbetalingskort |
| Linje - Data indlæst fra banker | Når Dynamics NAV eller Business Central on-premises on premises henter statusfiler, kontoafstemningsfiler eller kontoudtogsfiler, enten som fil-import eller som xml-data der sendes gennem webservice, gemmes de i tabeller defineret som "Data indlæst fra banker". Du kan med denne funktion se, hvilke filer der er hentet i forbindelse med dette kontoudtog. |
| Linje - Skift redigerbar | Som udgangspunkt er kontoudtogslinjer ikke redigerbare. Der kan dog opstå situationer, hvor det vil være hensigtsmæssigt at kunne redigere i linjen, f.eks. hvis en advisering eller et kontonummer er forkert. Funktionen skifter altså til redigerbar, første gang du aktiverer den. Er linjen allerede redigerbar, skiftes til ikke redigerbar, osv. Når linjen er redigerbar, kan du rette alle felter på linjen. Under Opsæt modulet Continia Statement Intelligence, Lås afstemningslinjer, kan du til eller fravælge om brugere må rette i afstemningslinjer. Her er også beskrevet, hvordan du kan øge sikkerheden omkring redigering af afstemningslinjer. |
| Linje - Find betalingsposter | Åbner vinduet Betalingsposter, hvor du kan se hvilke betalingsposter der matcher teksten i feltet Bogføringsbeskrivelse på linjen. |
| Afstem bankposter | Åbner vinduet Udlign bankposter, hvor du kan markere hvilke åbne bankposter den valgte linje udligner, og dermed afstemmes med. Hvis Statement Intelligence allerede har udlignet bankposter automatisk, vil disse være angivet, som allerede markeret. Brug eventuelt funktionerne Næste udlign. post eller Forrige udlign. post, til at skifte aktiv linje i afstemningskladden, uden at du skal lukke og åbne vinduet igen. Funktionen Flip vis kun udlignede, skifter filter for vinduet. Hvis der filtreres til en bestemt dato i afstemningslinjerne, vil Afstem bankposter og Afstem debitorposter være filtreret til samme dato. |
| Afstem debitorposter | Åbner vinduet Udlign debitorposter Payment Management, hvor du kan se og redigere hvilke åbne debitorposter den pågældende linje udligner, og dermed afstemmes med. Såfremt der er angivet et debitornummer på linjen, vil det være en oversigt over denne debitors åbne poster. Debitorposter vil som udgangspunkt blive fundet automatisk af systemet, men for de debitorer der betaler forkert beløb, aconto eller på anden måde ikke fuldt udligner en faktura, kan du manuelt markere debitorposten her. Såfremt årsagen til den manglende udligning skyldes en mangelfuld posteringstekst eller advisering, kan du måske definere en Debitor udligningsregel som vil "fange" debitorposten automatisk. Læs mere i afsnittet Definer udligningsregler for debitorer. Hvis der filtreres til en bestemt dato i afstemningslinjerne, vil Afstem bankposter og Afstem debitorposter være filtreret til samme dato. |
| Vælg afstemning | Ved indlæsning af kontoudtog vil der typisk blive fundet et og flere afstemningsforslag. Disse kan vælges under funktionen Vælg afstemning. |
| Advisering | Åbner vinduet Bankkontoafstemningslinje advisering, hvor du kan se de enkelte adviseringslinjer, der er gældende for den pågældende linje. Du kan redigere adviseringerne, hvis f.eks. et fakturanummer er indtastet forkert, og dermed ikke "fanges" af afstemningskørslen. Hvis du har anvendt funktionen Saml linjer eller defineret Samleregler, beskrives hvilke linjer der er samlet også her. |
| Saml linjer | Ved at markere 2 eller flere linjer kan du med funktionen Saml linjer, samle flere linjer til én linje. Du kan f.eks. samle to indbetalinger, fra samme Dankort terminal, som er bogført som en enkelt bankpost. Samleregler ignoreres ved manuel samling. Læg mærke til at Bogføringsbeskrivelsen ændres, og at du kan se, hvad der er samlet ved at anvende funktionen Advisering. |
| Søg | Søgefunktion, hvormed du kan søge i samtlige felter på bankkontoafstemningslinjerne. |
| Filter / Ryd filter | Filter-funktion, hvormed du kan sætte filtre på de forskellige felter og dermed filtrere hvilke bankkontoafstemningslinjer, der skal vises. Ryd filter fjerner filteret igen. |
Nederst i vinduet
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Status | Viser den aktuelle linjes status. Der er følgende statusser: OK, Uafklaret, Indbetalingskladde Difference, Bank Poster Difference, Indbetalingskladde venter, Kassekladde venter, og Kassekladde Difference. |
| Difference i alt | Den samlede beløbsdifference for de bankposter der ikke er fundet udligning til i hele kontoudtoget. |
| Saldo | Bankkontoens saldo på den valgte linjes angivne dato, efter at denne post er posteret i banken. |
| Total balance | Bankkontoens slutsaldo, ved den sidste postering. Det samme som Kontoudtogs slutsaldo. |
| Debitornavn | Kundens navn. Udfyldes hvis feltet Debitornr. er udfyldt på linjen. |
Handlinger på vinduet
Øverst i vinduet, finder du følgende funktioner som er specifikke for Payment Management:
| Handling | Beskrivelse |
|---|---|
| Indlæs kontoudtog | Indlæser et kontoudtog fra fil eller viser dig en liste over kontoudtog, hvorfra du skal vælge, hvilket kontoudtog du vil indlæse. Afhængig af om du anvender direkte eller manuel kommunikation med din bank sker der følgende: Manuel kommunikation Åbner vinduet Indlæs kontoudtog, hvor du kan angive filnavn og sti til din kontoudtogsfil. Direkte kommunikation Hvis du i Bankcentraler-oversigten har valgt Manuel download, sker der det samme som under Manuel kommunikation. Hvis du har valgt Automatisk download, indlæses alle kontoudtog automatisk og hvis der er flere kontoudtog, skal du vælge, det du vil indlæse. Er der kun et kontoudtog, indlæses det automatisk. Bemærk Hvis det er første gang, du indlæser et kontoudtog, er der stor sandsynlighed for at, feltet Sidste kontoudtog - saldo ikke passer overens med den Startsaldo, som er angivet på kontoudtoget. Dette er helt normalt, og du skal bare bekræfte at du vil ændre værdien. Hvis du har indlæst kontoudtog tidligere, kan det være en advarsel om, at du er ved at indlæse et forkert kontoudtog. |
| Bogfør afstemning | Via dialogboksen skal du bekræfte, at du vil bogføre kontoafstemningen. |
| Bogfør og udskriv | Samme som Bogfør beskrevet ovenfor, men hvor der efterfølgende udskrives journal. |
| Indbetalingskladde | Åbner vinduet Indbetalingskladder, hvor du kan se, redigere og bogføre de indbetalinger, som Statement Intelligence automatisk har fundet tilhørende åbne debitorposter til. Hvis der er en lille udligningsdifference, skal du manuelt, og i en anden kladde, bogføre differencen som fejlindbetaling, hvis du ønsker debitorposten lukket. Alternativt skal du definere betalingstolerancer, hvor du kan angive en betalingstolerance for at afslutte en faktura, når betalingen ikke fuldt ud dækker beløbet på fakturaen. Du kan også angive en kontantrabattolerance til at give kontantrabat, efter at kontantrabatdatoen er overskredet. Når indbetalingskladden bogføres og vinduet forlades, vil Statement Intelligence automatisk køre funktionen Afstem kontoudtog, så eventuelle nye bankpostafstemninger opdateres og afstemmes. Denne funktion kan også kaldes manuelt. |
| Finanskladde | Åbner vinduet Finanskladder, hvor du kan se og redigere oprettede kassekladdelinjer for pålignede renter og gebyrer. Som modpost på udgiftsposteringerne er sat den aktuelle bankkonto, og der dannes således relaterede bankposter ved bogføring af kladden. Når kassekladden forlades vil Statement Intelligence automatisk køre funktionen Afstem kontoudtog, så eventuelle nye bankpostafstemninger opdateres og afstemmes. |
| Afstem kontoudtog | Funktion som du til enhver tid manuelt kan aktivere Statement Intelligences afstemningskørsel igen. Funktionen køres automatisk, når du forlader finans- eller indbetalingskladderne. Hvis du f.eks. har bogført andre kladder, udbetalinger eller lignende, som berører bankposter i din bankafstemning, kan det være nødvendigt at afvikle kørslen manuelt. |
| Opret kladdelinjer | For at benytte funktionen skal du først markere kolonnen Manuel håndtering. Når du har markeret linjen, kan du med funktionen Opret kladdelinjer, overføre linjen til finanskladden. Gå derefter over på finanskladden, kontér bilaget og bogfør linjen. Når du vender tilbage til afstemningslinjen, vil linjen automatisk blive udlignet og afstemt. |
| Overfør difference til finanskladde | En eventuel difference som f.eks. er opstået pga. valutakursdifferencer, kan overføres til finanskladden, konteres og bogføres, hvorefter du får afstemt og kan bogføre dit kontoudtog. |
| Find betalingsposter via UPR-nr. | Specifik søgefunktion, som søger efter betalingsposter hvori et specifik UPR-nr. indgår. |
| Saml linjer fra regel | Når du har defineret en samle regel, kan du afvikle funktionen Saml linjer fra regel fra afstemningskladden. Du kan definere afstemningsregler, der samler flere posteringer til én eller flere posteringer, f.eks. én postering pr. dag. Dette anvendes typisk, hvor f.eks. Dankort-overførsler ønskes samlet til én samlet post pr. dag. |
| Afstemningsregler | Åbner vinduet Bankkontoafstemningsregler hvor du kan se og redigere de bank-specifikke afstemningsregler, der er oprettet for bankkontoen. Hvis den automatiske bankkontoafstemning i Payment Management skal oprette posteringsforslag i kassekladden, når en bankpost ikke har en åben post, der kan udlignes med (f.eks.; inddækninger, tømninger, rente og gebyr), skal du definere regler herfor. Hvis kørslen finder en regel, den kan matche med posteringen, overføres posten automatisk til en kassekladde, klar til bogføring og efterfølgende udligning. |
| Samleregler | Åbner vinduet Bankkontoafstemning samleregler, hvor du kan oprette regler der samler kontoudtogslinjer, når du indlæser et kontoudtog. Du kan definere afstemningsregler, der samler flere kontoudtogslinjer til én eller flere posteringer, f.eks. én postering pr. dag, eller, én postering pr. Dankort terminal pr. dag. |
| Debitor udligningsregler | Åbner vinduet Debitor udligningsregler, hvor du kan se og redigere udligningsregler for debitorer. Funktionen hjælper dig med "fange" posteringer på kontoudtoget hvor der ikke er angivet hverken faktura eller FIK-nummer. Hvis en regel findes, og der findes et match i kontoudtoget, oprettes et posteringsforslag i indbetalingskladden med udligning af fakturaen, hvor beløbet passer. Det eneste, du skal gøre, er at bogføre indbetalingerne, resten finder den automatiske kontoafstemning ud af for dig. |
| Slet og marker som indlæst | Anvend denne funktion til at slette linjer i afstemningskladden, og sikre at de ikke genindlæses ved næste indlæsning til kladden. |
Sådan virker afstemningen
Hver kontoudtogslinje gennemgås selvstændigt og findes der flere forslag, vil det fremgå af feltet Antal afstemningsforslag, hvorefter du skal vælge den rigtige linje.
Først forsøges det at finde bankposter, der svarer til kontoudtogslinjerne til direkte afstemning. Statement Intelligence leder efter bogførte betalingsposter ud fra feltet Afsenderreference.
Feltet Afsenderreference vil, for alle udbetalinger foretaget via Payment Management, optimalt være udfyldt med det unikke UPR-nummer. Udfyldningen af feltet defineres som beskrevet via Afsenderreferencekoden på bankkontokortet, under Betaling.
Transaktionsnummeret på den fundne betalingspost, vil herefter blive brugt til at finde den tilhørende bankpost, som herefter markeres til afstemning.
Herefter forsøges det at finde lukkede debitorposter, der svarer til oplysningerne i kontoudtogslinjen; dette sker ud fra Debitornr., Betalings-ID eller Bilagsnr. - samt naturligvis beløb og dato. Findes en lukket debitorpost, og findes den tilhørende bankpost, markeres linjen til afstemning.
Herefter forsøges det at finde afstemningsforslag ved at søge direkte på bankposter med beløb og dato som søgenøgle.
Er der stadig ikke fundet en bankpost for posteringslinjen, gennemløbes de åbne debitorposter igen med Debitornr., Betalings-ID eller Bilagsnr. som søgenøgle – dette gøres med henblik på at finde debitorposter, der er blevet betalt uden det endnu er registreret i Dynamics NAV eller Business Central on-premises.
For åbne debitorposter fundet ud fra den sidste måde, opretter Statement Intelligence samtidig et forslag til postering af indbetalingerne i indbetalingskladden, klar til at bogføre. Efter bogføring vil den tilhørende bankpost kunne afstemmes på kontoudtogslinjen.
Til sidst vil alle ikke-afstemte kontoudtogslinjer gennemløbes, for at se om der er nogle der matcher med de afstemningsregler, der er defineret på bankkontoen. Findes en sådan regel, oprettes der posteringsforslag til ud- eller indtægtsposteringslinjer i kassekladden.
Når kassekladden bogføres, vil de tilsvarende indbetalingslinjer være dannet som betalingsposter, og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes med kontoudtoget.
Linjer der endnu ikke er afstemt korrekt, må håndteres manuelt via knappen Afstem bankposter.