Afsendelse af opkrævninger

Dette afsnit gennemgår, hvordan bogførte dokumenter, som ønskes opkrævet via opkrævningsmetoden SEPA Direct Debit, kan sendes til opkrævningscentralen Nordea.

Fremgangsmåden er ens for opkrævningssystemerne Nordea - SEPA Direct Debit B2B og Nordea - SEPA Direct Debit CORE.

Bemærk

Gennemgangen tager udgangspunkt i opkrævningssystemet Nordea - SEPA Direct Debit CORE.

Inden du går i gang

Inden at nedenstående gennemgang kan gennemføres, skal afsnittet Oprettelse af opkrævningsaftaler og Oprettelse af salgsdokumenter være udført.

Sådan sender du opkrævninger

Afsendelsen af bogførte dokumenter forgår fra kladden Opkrævningskladde, som du kan fremsøge i Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Afsendelse af et bogført dokument via Nordea SEPA Direct Debit, er opdelt i forskellige processer og derunder i forskellige funktioner, som underbygger processen.

Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Opkrævningskladde, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg kladden, som relaterer til Nordea SEPA Direct Debit opkrævningerne.

  3. Vælg i handlingslinjen Proces > Forslå opkrævninger..., for at oprette linjer i kladden ud fra de bogførte dokumenter.

  4. Vinduet Lav debitor opkrævningsforslag åbnes. Indstillingerne er automatisk udfyldt i forhold til kladdens opsætning, men det er muligt at tilpasse værdierne.

    FeltBeskrivelse
    Tidligste debitorpost forfaldsdatoBogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger på eller efter den angivet dato.
    Bemærk, hvis feltet er blankt, medtages alle opkrævninger med forfald til og med datoen, angivet i feltet Seneste debitorpost forfaldsdato, når der dannes linjer i opkrævningskladden.
    Seneste debitorpost forfaldsdatoBogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger før eller på den angivet dato.
    Tidligst tilladte forfaldsdato i opkrævningskladdenAngiver opkrævningens først mulige opkrævningsdato. Hvis der ligger linjer med forfald efter denne dato, rykkes disse linjer.
    Inkluder fakturaer Inkluder kreditnotaer Inkluder rykkereAngiver om disse dokumenttyper skal medtages i kladden.
  5. Vælg OK for at oprette linjer i kladden ud fra de angivne indstillinger.

    Bemærk

    Det er muligt at få kreditnotaer med i opkrævningskladden, men det er ikke muligt at afsende kreditnotaer via SEPA Direct Debit, og de markeres derfor med status Fejl.

    I stedet er det via Continia Collection Management muligt at samle fakturaer og kreditnotaer til én opkrævning med det samlede beløb.

Sådan valides linjer

Linjer, der oprettes i opkrævningskladden, valideres, om de er klar til afsendelse eller ej. Hvis de er klar til afsendelse, får de status Klar.

Hvis linjen ikke er klar til afsendelse, markeres linjens status som Fejl, og valideringsfejlen fremgår af faktaboksen Fejllog i højre side.

Når fejlen er rettet, skal du fra handlingslinjen vælge Handlinger > Funktion > Validér linjer. Denne funktion validerer linjen eller linjerne på ny, hvilket efterfølgende gør det muligt at sende opkrævningerne.

Sådan samles linjer

Hvis opkrævningskladden er opsat til at samle linjer, vil det fremgår af kolonnen Beskrivelse, hvis der er flere linjer samlet.

Samlefunktionen køres automatisk når du vælger Proces > Forslå opkrævninger..., men det er også muligt at køre funktionen manuelt. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Saml linjer i handlingslinjen.

Du kan se hvilke opkrævninger, der er samlet, ved at benytte Naviger > Linje > Debitorposter, som lister alle de debitorposter, som omhandler den valgte opkrævningslinje.

Sådan efterudlignes 0-beløb

Hvis en faktura og en kreditnota udligner hinanden, samler Collection Management disse i opkrævningskladden, og sætter beløbet til 0. Formålet med dette er, at give mulighed for at advisere kunden om udligningen, ved at udlæse linjen til Nordea, der vil sende adviseringen til kunden.

Efterfølgende skal du vælge Handlinger > Bogføring > Efterudlign (0-beløb linjer), som udligner og lukker posterne med hinanden.

Bemærk

Standard opsætning af Collection Management vil automatisk køre funktionen Efterudlign (0-beløb linjer), når handlingen Bogfør aktiveres.

Sådan sendes adviseringer

Ved Nordea SEPA Direct Debit, er det muligt at advisere 1 linje med 140 tegn. Denne linje opbygges med virksomhedens navn, typen af bilag samt bilagsnummeret. Et eksempel viser her:

  • CRONUS DK A/S: Faktura 103336

Sådan sendes e-mail adviseringer

Det er muligt at sende adviseringen til dine kunder pr. e-mail på følgende måde:

  1. Vælg Handlinger > Linje > Dan mail advisering, som åbner vinduet Opkrævningsposter - dan mail advisering med en oversigt over de opkrævninger, som kan sende en advisering via e-mail.

  2. Feltet Adviser er markeret på de linjer, hvor der er angivet, på aftalekortet, at der skal adviseres via mail, og hvor der ikke tidligere er blevet sendt en mail.

  3. Vælg Send advis for at sende en mail advisering for de linjer, der har en markering i Adviser.

Sådan vises modposter

Modposterne i kladden vises altid som modpost pr. linje, men ved bogføring dannes modposter i henhold til kladdens opsætning. Du genererer et øjebliksbillede af modposterne, ved at vælge Handlinger > Funktion > Vis modposter. Dette benyttes, hvis kladden er opsat til at køre med andet end modposter pr. linje.

Sådan stoppes opkrævning

Med Nordea SEPA Direct Debit er det ikke muligt at stoppe opkrævninger direkte fra Collection Management. Dette skal i stedet skulle gøres fra Nordea Corporate Netbank.

Opkrævninger, som er stoppet fra Nordea Corporate Netbank, skal du efterfølgende slette fra opkrævningskladden ved at vælge Handlinger > Status > Sæt status slettes i kladdens handlingslinje.

Bemærk

Når den første opkrævning overføres til Nordea, medsendes opkrævningsaftaleinformationerne, så Nordea kan oprette opkrævningsaftalen hos dem.

Hvis opkrævningen ikke gennemføres, skal du nulstille opkrævningsaftalen i Collection Management.

  1. Marker linjen i kladden og vælg Handlinger > Status > Sæt status slettes. Linjens status sættes til Slettes og du skal nu slette den.
  2. Vælg Administrer > Slet.
  3. Hvis du ønsker at sende opkrævningen igen, kan du vælge Proces > Lav forslag (Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer), og efterfølgende sende opkrævningen (Sådan udlæses (sendes) linjer).

Sådan udlæses (sendes) linjer

Når linjerne har status Klar er det muligt at sende opkrævningerne til Nordea.

Da Nordea ikke understøtter direkte kommunikation, skal opkrævningerne hentes og sendes manuelt til Nordea, som beskrevet herunder.

  1. Vælge Proces > Udlæs i opkrævningskladdens handlingslinje, hvilket udlæser en xml-fil, som du skal gemme lokalt på din computer.
  2. Upload xml-filen til Nordea fra Nordea Corporate Netbank.

Sådan hentes statusbeskeder fra Nordea

Det er ikke muligt at hente statusbeskeder fra Nordea.

Sådan gensendes afviste opkrævninger

For at kunne gensende en SEPA-opkrævning, skal den eksisterende opkrævning først stoppes og slettes.

  1. Log på Nordea Corporate Netbank og annullere opkrævningen.
  2. Marker linjen, der skal slettes, og vælg Handlinger > Status > Sæt status slettes i handlingslinjen.
  3. Linjens status sættes til Slettes og du kan nu slette den. Vælg Administrer > Slet.
  4. Lav forlag, som beskrevet i afsnittet Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer.
  5. Send opkrævninger, som beskrevet i afsnittet Sådan udlæses (sendes) linjer.

Sådan bogføres betalte opkrævninger

Når opkrævningerne har fået statussen Bet. Modtaget, kan opkrævningen bogføres. Det gør du ved at vælge Handlinger > Bogføring > Bogfør i handlingslinjen.

Bemærk

Det er kun linjer, hvor feltet Bogføring tilladt er markeret, der bogføres, når du vælger Bogfør. Du behøver derfor ikke sætte filter på linjerne med status Bet. modtaget for at sikre dig, at kun disse linjer bogføres.

Sådan tilgår du filarkivet

Tilgå filerne, som sendes til og modtages fra Nordea, ved at vælge Naviger > Opkrævn. > Filarkiv fra opkrævningskladdens handlingslinje.

Næste trin

Indlæsning af indbetalingsfiler

Se også

Oprettelse af opkrævningsaftaler

Oprettelse af salgsdokumenter