Oprettelse af opkrævningsaftaler
For at kunne sende opkrævninger med Bambora, skal du oprette en opkrævningsaftale i Continia Collection Management, for hver måde en kunde ønskes opkrævet. På opkrævningsaftalen kan du bl.a. angive, hvordan kunden skal adviseres, og om der skal tages højde for kontantrabat for den enkelte kunde.
Bemærk
Ved oprettelse af et aftalekort til en debitor, initieret af kreditor eller en opkrævningscentral, vil udligningsmetoden på den givne debitor blive angivet som Manuelt/Åben post. Dette sættes da automatikken foretages af Collection Management og ikke standard NAV/BC.
Til opkrævningssystemet Bambora, tilbydes der 2 opkrævningsmuligheder.
Afsendelse af enkeltstående opkrævninger via e-mail.
Kunden aktiverer linket og vælger en betalingsmulighed.
Oprettelse af aftale om gentagende træk (Abonnement).
Kunden modtager en e-mail med et link, hvor de kan vælge, hvordan de ønsker at betale fremtidige træk. Efterfølgende bliver kunden adviseret via en e-mail om kommende trækninger.
I dette afsnit gennemgås, hvordan en opkrævningsaftale oprettes for de enkelte metoder.
Bemærk
Felterne på aftalekortet bliver tilgængelig ud fra valget af Betalingsformskode og Opkrævningsmetode.
Fra felterne Status og Overførselsstatus fremgår det, om aftalen har de nødvendige oplysninger.
Sådan opretter du en opkrævningsaftale
Til hver opkrævningsmetoder der vælges, skal du oprette en opkrævningsaftale. Fremgangsmåden er lidt forskellig afhængig af, om du opretter en aftale til enkelt opkrævninger eller til gentagelsestræk (abonnement), og derfor er det opdelt i to forskellige afsnit.
Sådan oprettes en opkrævningsaftale til enkelt opkrævninger
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningsaftale oversigt, og vælg derefter det relaterede link.Vælg Ny i handlingslinjen.
På det nye aftalekort, skal du vælge hvilken debitor, som aftalen skal tilknyttes. Dette gøres i feltet Debitornummer.
Vælg den Betalingsformskode, som er tilknyttet opkrævningscentralen Bambora.
I feltet Opkrævningsmetode skal du vælge opkrævningsmetoden Bambora - Enkelt Opkrævning.
Feltet Benyt kontaktrabat kan ikke indstilles, da det styres via standard Microsoft Dynamics 365 Business Central.
I feltet Ophørsdato kan du angive en dato for aftalens ophør. Hvis du indsætter en dato, vil aftalen ikke kunne benyttes efter den dato.
Bemærk
Hvis du angiver en snarlig ophørsdato, er det en god ide at fjerne Bambora-betalingsformen fra debitorkortet, så nye bilag ikke fejler ved oprettelse. Dette er selvfølgelig kun relevant, hvis betalingsformen er udfyldt på debitorkortet.
I oversigtspanelet E-mail advisering skal du, i feltet Mail adviseringsdef. kode, vælge den mailskabelon, der anvendes, når der sendes opkrævninger til kunderne.
Angiv eventuel en mailadresse i feltet Mail. Denne værdi vil overstyre mailadressen, som kan være angivet på debitorkortet. Det er derfor ikke et krav at feltet udfyldes, hvis der allerede er angivet en mailadresse på debitorkortet.
Vælg OK for at oprette din opkrævningsaftale.
Sådan opretter du en opkrævningsaftale til gentagelsestræk (abonnement)
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningsaftale oversigt, og vælg derefter det relaterede link.Vælg Ny i handlingslinjen.
På det nye aftalekort, skal du vælge hvilken debitor, som aftalen skal tilknyttes. Dette gøres i feltet Debitornummer.
Vælg den Betalingsformskode, som er tilknyttet opkrævningscentralen Bambora.
I feltet Opkrævningsmetode skal du vælge opkrævningsmetoden Bambora - Abb. opkrævning.
Valget af opkrævningsmetoden Abb. opkrævning, opretter automatisk et tilhørende abonnement. For hvert aftalekort kan der tilkobles flere abonnementer. Disse kan ses og administreres fra opkrævningsaftale kortet via handlingen Abonnement, som du kan finde i handlingslinjen.
Feltet Benyt kontaktrabat kan ikke indstilles, da det styres via standard Dynamics 365 Business Central.
I feltet Ophørsdato kan du angive en dato for aftalens ophør. Hvis du indsætter en dato, vil aftalen ikke kunne benyttes efter den dato.
Bemærk
Hvis du angiver en snarlig ophørsdato, er det en god ide at fjerne Bambora-betalingsformen fra debitorkortet, så nye bilag ikke fejler ved oprettelse. Dette er selvfølgelig kun relevant, hvis betalingsformen er udfyldt på debitorkortet.
I oversigtspanelet E-mail advisering skal du, i feltet Mail adviseringsdef. kode, vælge den mailskabelon, der anvendes, når der sendes opkrævninger til kunderne.
I feltet Start mail adviseringsdef. kode skal du vælge den mailskabelon, som skal benyttes, når der afsendes en mail i forbindelse med aktiveringen af kundens abonnement.
Bemærk
Skabelonen anvendes, når en aftaleoprettelse eksporteres fra aftaleeksportkladden.
I feltet Fornyelses mail adviseringdef. kode skal du vælge den mailskabelon, som skal benyttes, hvis et tilknyttet betalingskort er ved at udløbe, og der skal sendes en mail til kunderne om, at deres betalingskort skal fornyes.
Bemærk
På opkrævningsmetodekortet for opkrævningsmetoden Abb. opkrævning kan du angive metodens standardværdier, når der oprettes nye aftalekort. Du kan angive:
- Standard start mail advis. definition
- Standard mail advis. definition
- Standard fornyelses mail advis. definition
Derudover kan du angive, om advisering ikke skal foretages af Collection Management, men håndteres af et andet system. Det gør du med felterne:
- Brug ikke mail advisering (Oprettelse) Gælder for Start mail adviseringsdef. kode.
- Brug ikke mail advisering (Opkrævning) Gælder for Mail adviseringsdef. kode.
- Brug ikke mail advisering (Fornyelse) Gælder for Fornyelses mail adviseringsdef. kode.
Angiv eventuel en mailadresse i feltet Mail. Denne værdi vil overstyre en eventuel mailadresse, som kan være angivet på debitorkortet. Det er derfor ikke at krav at feltet udfyldes, hvis der allerede er angivet en mailadresse på debitorkortet.
Vælg OK for at oprette din opkrævningsaftale.
Vigtigt
De abonnementer, som oprettes i forbindelse med aftalen, skal eksporteres fra kladden kaldet Opkrævningsaftale eksportkladde.
Eksporten gennemgås i nedenstående afsnit Sådan sender du abonnenter til oprettelse.
Sådan sender du abonnenter til oprettelse
Dette afsnit vedrører kun de aftaler, hvor opkrævningsmetoden Abb. opkrævning er angivet. Derudover er afsnittet opdelt afhængig af, om dine abonnementer er initieret fra Business Central eller af Bambora.
Aftaler/abonnementer initieret fra Microsoft Dynamics 365 Business Central
Til de opkrævningsaftaler, som er oprettet i Business Central, bliver der oprettet et tilhørende abonnement, hvis opkrævningsmetoden Abb. opkrævning er angivet.
Et link, til oprettelse af abonnementerne, skal sendes til kunderne via en mail, så kunderne kan få indtastet deres betalingskorts oplysninger.
Send aftaler/abonnementer til kunden
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningsaftale eksportkladde, og vælg derefter det relaterede link.Vælg Indsæt aftaler/abonnementer..., som danner linjer i kladden, der repræsenterer de abonnementer, hvor der skal sendes en mail til kunderne, for indgåelse af trækningsaftale.
Vælg Send/gensend aftaler/abonnementer for at sende abonnementerne til kunderne.
Funktionen danner og sender en e-mail til kunderne, hvori der er et link, så kunderne kan tilmelde deres betalingskort.
Bemærk
Når kunderne indtaster deres kort oplysninger, vil der blive lavet en reservation på én krone. Denne reservation slettet automatisk når abonnementet indlæses i Business Central.
Vælg OK for at lukke kladden.
Hent aftaler/abonnementer fra kunden
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningsaftale importkladde, og vælg derefter det relaterede link.I importkladden skal du hente abonnementerne fra opkrævningscentralen Bambora, for at få oplysninger om de kunder, som har accepteret abonnementerne.
Vælg Importér aftaler... for at hente abonnementerne. Der bliver oprettet linjer for hver af de aftaler, som der er fundet abonnementer til.
Bemærk
Der kan indlæses flere abonnementer til én opkrævningsaftale.
Vælg Opdater aftaler når linjerne er indlæste. Dette gøres for at opdaterer aftalerne og de bagved liggende abonnementer, med deres nye status. Hvis der ikke finde et tilhørende abonnement, vil der automatisk blive oprettet et.
Vælg OK for at lukke kladden.
Når abonnementerne er på plads, er det muligt at anvende aftalen.
Abonnementer initieret af Bambora
Det er muligt at få oprettet abonnementerne eksternt, og derefter opdatere Business Central med de oprettede aftaler. Hvis der i Business Central ikke kan findes en tilhørende opkrævningsaftale, bliver de automatisk oprettet. Du importerer abonnementer på følgende måde:
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningsaftale importkladde, og vælg derefter det relaterede link.Vælg Importér aftaler... for at hente de oprettede abonnementer fra Bambora.
For hvert abonnement, som er importeret fra Bambora, bliver der oprettet en linje i kladden.
Bemærk
Hvis der findes mere end ét abonnement til en given kunde, vil der kun blive vist én linje for alle de abonnementer, som er indlæst.
Kan systemet ikke finde en kunde til de importerede linjer, er feltet Debitornr. blank. Du kan efterfølgende vælge den rigtige debitor.
Vælg Opdater aftaler for at oprette aftalerne og de tilhørende abonnementer.
Vælg OK for at lukke kladden.
Når abonnementerne er på plads, er det muligt at anvende aftalen.