Afsendelse af opkrævninger

Dette afsnit gennemgår, hvordan bogførte dokumenter, som ønskes opkrævet via Bambora, kan sendes til opkrævningscentralen Bambora.

Inden du går i gang

Inden at nedenstående gennemgang kan gennemføres, anbefales det at have gennemgået afsnittet Oprettelse af opkrævningsaftaler og Oprettelse af salgsdokumenter

Sådan sender du opkrævninger

Afsendelsen af bogførte dokumenter forgår fra kladden kaldet Opkrævningskladde, som du kan fremsøge i Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Afsendelse af et bogført dokument via Bambora, er opdelt i forskellige processer og derunder i forskellige funktioner, som underbygger processen.

Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Opkrævningskladde, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg kladden, som relaterer til Bambora-opkrævningerne.

  3. Vælg i handlingslinjen Proces > Lav forslag, for at oprette linjer i kladden ud fra de bogførte dokumenter.

  4. Vinduet Lav debitor-opkrævningsforslag åbner. Indstillingerne er automatisk udfyldt i forhold til kladdens opsætning, men du kan tilpasse værdierne.

    FeltBeskrivelse
    Første forfaldsdatoBogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger på eller efter den angivet dato.
    Bemærk, hvis feltet er blankt, medtages alle opkrævninger med forfald til og med datoen, angivet i feltet Sidste forfaldsdato, når der dannes linjer i opkrævningskladden.
    Sidste forfaldsdatoBogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger før eller på den angivet dato.
    Dato for første opkr.Angiver opkrævningens først mulige opkrævningsdato. Hvis der ligger linjer med forfald efter denne dato, rykkes disse linjer.
    Inkluder fakturaer
    Inkluder kreditnotaer
    Inkluder rykkere
    Angiver om disse dokumenttyper skal medtages i kladden.

    Bemærk

    Ved Bambora er det ikke muligt at sende betalinger til kunder, men det er muligt for systemet at samle fakturaer og kreditnotaer til en samlet opkrævning. Når det samlede beløb bliver til en opkrævning, ændrer linjen status fra Fejl til Klar og er derved klar til afsendelse.

  5. Vælg OK for at oprette linjer i kladden ud fra de angivne indstillinger.

Sådan valideres linjer

Linjer, der oprettes i kladden, valideres, om de er klar til afsendelse eller ej. Hvis de er klar til afsendelse, får de status Klar.

Hvis linjen ikke er klar til afsendelse, markeres linjens status som Fejl, og valideringsfejlen fremgår af faktaboksen Fejllog i højre side.

Når fejlen er rettet, skal du fra handlingslinjen vælge Handlinger > Funktion > Validér linjer. Denne funktion validerer linjen eller linjerne på ny, hvilket efterfølgende gør det muligt at sende opkrævningerne.

Sådan samles linjer

Hvis kladden er opsat til, at linjer skal samles, fremgår det af kolonnen Beskrivelse på kladden, at der er flere linjer samlet.

Samlefunktionen kører automatisk ved aktivering af funktionen Lav forslag, men du kan også køre funktionen manuelt. Det gør du fra handlingslinjen Handlinger > Funktion > Saml linjer.

Du kan se hvilke opkrævninger, der er samlet, ved at benytte Naviger > Linje > Debitorposter, som lister alle de debitorposter, som omhandler den valgte opkrævningslinje.

Sådan efterudlignes 0-beløb

Hvis en faktura og en kreditnota udligner hinanden, samler Continia Collection Management disse i opkrævningskladden, og sætter beløbet til 0. Formålet med dette er, at give mulighed for at advisere kunden om udligningen, ved at danne en mail advisering. Afsendelse af e-mail er beskrevet nedenfor i afsnittet Sådan sendes e-mail adviseringer.

Efterfølgende skal du vælge Handlinger > Bogføring > Efterudlign (0-beløb linjer), som udligner og lukker posterne med hinanden.

Bemærk

Standardopsætning af Collection Management kører automatisk funktionen Efterudlign (0-beløb linjer), når handlingen Bogfør aktiveres.

Sådan sendes adviseringer

Bambora sender en kort advisering til kunden, så de kan identificere betalingen på deres kontoudtog. Adviseringen vil være virksomhedens navn samt bilagsnummeret. Et eksempel viser her:

  • CRONUS DK A/S: 103332

Opbygningen af adviseringen er fast og kan ikke ændres.

Sådan sendes e-mail adviseringer

Fra opkrævningskladdens handlingslinje skal du vælge Proces > Udlæs . Det sender automatisk en mail ud til kunderne på de linjer, som er klar til udlæsning.

  • For opkrævningsmetoden Enkelt opkrævning, er det en mail med et betalingslink.

  • For opkrævningsmetoden Abb. opkrævning, er det en advisering om, at der trækkes et beløb på deres konto.

Sådan vises modposter

Modposterne i kladden vises altid som modpost pr. linje, men ved bogføring dannes modposter i henhold til kladdens opsætning. Du genererer et øjebliksbillede af modposterne, ved at vælge Handlinger > Funktion > Vis modposter. Funktionen benyttes, hvis kladden er opsat til at køre med andet end modposter pr. linje.

Sådan udlæses (sendes) linjer

Når linjerne har status Godkendt, er det muligt at sende opkrævningerne til Bambora. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Udlæs.

Bemærk

Du kan godkende og udlæse i samme funktion, ved at anvende Handlinger > Funktion > Godkend og Udlæs.

Når en opkrævningskladdelinje med opkrævningsmetoden Abb. opkrævning sendes, sker opkrævningen på kundens betalingskort med det samme. Det er altså ikke muligt at fremdatere opkrævningerne. Det kan derfor være mere hensigtsmæssigt, at der fra opkrævningskladden sættes filter på bogføringsdatoen, eller at der ved Lav forslag funktionen kun laves forslag på de opkrævning, som forfalder den givne dag.

Sådan hentes statusbeskeder

Når opkrævningsmetoden Abb. opkrævning sendes til opkrævning, hentes der i samme forbindelse status fra Bambora. Det vil sige, at opkrævninger, som udgangspunkt med det samme, får en status Bet. Modtaget.

For opkrævningsmetoden Enkelt opkrævning, eller i tilfælde at opkrævninger med opkrævningsmetoden Abb. opkrævning ikke bliver gennemført med det samme, skal du vælge Proces > Opdater status i handlingslinjen. Herved indhentes der status fra Bambora, og gennemførte opkrævninger får statussen Bet. modtaget.

Bemærk

Fra faktaboksen Opkrævningspostlog, kan du se alle de informationer, som modtages af Bambora samt alle de handlinger, der er fortaget for den enkelte opkrævning.

Sådan bogføres betalte opkrævninger

Når opkrævningerne har fået statussen Bet. Modtaget, kan du bogføre opkrævningen. Det gør du ved at vælge Proces > Bogfør i handlingslinjen.

Bemærk

Det er kun linjer, hvor feltet Bogføring tilladt er markeret, der bogføres, når du vælger Bogfør. Du behøver derfor ikke sætte filter på linjerne med status Bet. modtaget for at sikre dig, at kun disse linjer bogføres.

Sådan tilgår du filarkivet

Tilgå filerne, som sendes til og modtages fra Bambora, ved at vælge Naviger > Opkrævn. > Filarkiv fra opkrævningskladdens handlingslinje.

Se også

Oprettelse af opkrævningsaftaler

Oprettelse af salgsdokumenter