Belegnummernabgleich
Continia Banking identifiziert Belegnummern in importierten Kontoauszügen, um eine genaue und automatisierte Zahlungsabstimmung zu gewährleisten. Wenn Sie verstehen, wie Belegnummern abgeglichen werden, ist es für Sie einfacher, konsistente und zuverlässige Buchungsergebnisse zu konfigurieren.
Zum Abgleich verwendete Nummernserien
Continia Banking erkennt die Struktur von Belegnummern anhand der konfigurierten Nummernserien. Die folgenden Einrichtungen definieren die gültigen Nummernserien:
- Einrichtung Debitoren und Verkauf – Gebuchte Rechnungsnummern und gebuchte Gutschriftnummern.
- Kreditoren & Einkauf Einr. – Gebuchte Rechnungsnummern und gebuchte Gutschriftnummern
Aus diesen Nummernserien ermittelt das System:
- die erwartete Länge des numerischen Teils.
- ob Präfixe oder Suffixe Teil der Belegnummer sind.
Diese Definitionen werden verwendet, um Nummern zu validieren, die aus Banktransaktionstexten extrahiert werden. Ein Abgleich kann auch dann erfolgreich sein, wenn im Transaktionstext Präfixe oder Suffixe fehlen, vorausgesetzt:
- der extrahierte numerische Wert existiert als gültiger, gebuchter Beleg.
- die numerische Länge entspricht der Definition der Nummernserie.
- es werden keine Konflikte bei Belegen gefunden.
Wichtig
Nur Nummernserien, die zum Zeitpunkt des Abgleichs aktiv sind, werden beim automatischen Belegnummernabgleich berücksichtigt.
Wenn eine Belegnummer im Posten vorhanden ist, aber nicht aus einer aktiven Nummernserie stammt, wird sie nicht automatisch abgeglichen. Um in solchen Fällen eine ordnungsgemäße Abstimmung sicherzustellen, müssen Sie eine Zahlungsreferenzregel konfigurieren.
Abgleichmethoden
Die Belegnummererkennung verwendet zwei Abgleichverfahren, wobei zuerst die genauere Methode angewendet und dann die flexiblere:
- Standardmäßiger Belegnummernabgleich (standardmäßig aktiviert)
- Erweiterter Belegnummernabgleich (optional, muss in den Einstellungen aktiviert werden)
Beim Standardabgleich wird der entsprechende Abgleichtyp auf der Seite als Belegnr. auf der Seite Prüfung des Zahlungsausgleichs angezeigt. Beim erweiterten Abgleich wird der Abgleichtyp angezeigt als Belegnr. (Erweitert).
Standard-Belegnummernabgleich
Der Standard-Belegnummernabgleich ist ohne Einrichtung verfügbar und umfasst zwei interne Validierungsschritte: direkten Abgleich und reinen Ziffernabgleich. Beide Schritte basieren auf aktiven Nummernserien und gebuchten offenen Posten.
Standardabgleich:
- Validiert Belegnummern anhand der Definitionen aktiver Nummernserien.
- Unterstützt sowohl Präfixe als auch Suffixe.
- Trennt Inhalte mithilfe von Zeichen wie Leerzeichen, Punkten, Schrägstrichen und Bindestrichen.
Direkter Belegnummernabgleich
Der direkte Abgleich ist der genaueste Validierungsschritt. Dabei wird die im Banktransaktionstext gefundene Belegnummer direkt mit den gebuchten Belegnummern verglichen, einschließlich aller Präfixe und Suffixe, mit Ausnahme der oben genannten Trennzeichen.
Dieser Schritt ist erfolgreich, wenn der Transaktionstext die vollständige Belegnummer in einem erkennbaren Format darstellt.
Nur-Ziffern-Abgleich
Schlägt der direkte Abgleich fehl, versucht Continia Banking einen reinen Ziffernabgleich. In diesem Schritt werden keine Ziffern aus beliebigem Text extrahiert. Die Funktionsweise ist stattdessen wie folgt:
- Die identifizierte Belegnummer wird anhand der oben genannten Trennzeichen aufgeteilt.
- Es wird geprüft, ob der resultierende Wert nur Ziffern enthält.
- Die Ziffern werden mit dem Präfix oder Suffix der aktiven Nummernreihe kombiniert.
- Es wird geprüft, ob die rekonstruierte Belegnummer als offener Buchungsposten existiert.
Beispiel Wenn das Präfix der aktiven Nummernreihe RECHNUNG lautet und der Text der Banktransaktion 000001 enthält, rekonstruiert das System RECHNUNG000001 und prüft, ob es als offener Posten existiert.
Der rein ziffernbasierte Abgleich ermöglicht eine erfolgreiche Abstimmung, wenn Präfixe oder Suffixe in den Kontoauszugsdaten fehlen, der numerische Teil aber erhalten bleibt.
Erweiterter Belegnummernabgleich
Der erweiterte Belegnummernabgleich ist für Kontoauszüge konzipiert, die Belegnummern in uneinheitlichen oder unregelmäßigen Formaten enthalten. Diese Abgleichmethode ist standardmäßig deaktiviert.
So aktivieren Sie erweiterten Belegnummernabgleich:
- Suchen Sie (
) nach Banking Import Einrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Aktivieren Sie im Abschnitt Belegnr. die Option Erweiterter Belegnummer Präfixabgleich.
Ist der erweiterte Abgleich aktiviert, funktioniert er folgendermaßen:
- Transaktionstexte und Referenzen werden durchsucht.
- Text wird mithilfe von kleineren Trennzeichen durchsucht.
- Numerische Sequenzen werden aus gemischten alphanumerischen Werten extrahiert.
- Extrahierte Ziffern werden mit dem Präfix oder Suffix der aktiven Nummernreihe kombiniert.
- Die rekonstruierte Belegnummer wird anhand offener Buchungseinträge validiert.
Beispiel Wenn das Präfix der aktiven Nummernreihe RECHNUNG lautet und der Text der Banktransaktion PAY000001 enthält, extrahiert das System 000001, rekonstruiert RECHNUNG000001 und prüft, ob es als offener Buchungsposten existiert.
Der erweiterte Abgleich funktioniert sowohl mit Präfixen als auch mit Suffixen und unterstütztBelegnummern, die in längere oder unregelmäßige Textzeichenfolgen eingebettet sind. Wenn mit dieser Methode eine Übereinstimmung gefunden wird, wird auf der Seite Prüfung des Zahlungsausgleichs Folgendes angezeigt: Gefunden von = Belegnr. (Erweitert).
