Rückerstattungen an Debitoren und Gutschriften auszahlen
Gelegentlich kann es vorkommen, dass Sie eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise stornieren müssen. Beispielsweise hat ein Debitor einen Artikel zurückgegeben, oder Sie haben einen Fehler auf der Rechnung gemacht und möchten dem Debitor den zu viel gezahlten Betrag erstatten.
Mit Continia Banking können Sie Erstattungszahlungen und Gutschriften direkt im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt vorschlagen und bestätigen. Standardmäßig ist das Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt für die Verwaltung von Zahlungen vorgesehen, z. B. zur Bezahlung Ihrer Kreditoren oder Mitarbeiter. Mit der zusätzlichen Funktion, Debitorzahlungen vorzuschlagen, können Sie jedoch Zahlungszeilen erstellen, um Debitoren den Betrag zu erstatten oder Gutschriften zu zahlen.
Im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt können Sie auf Basis potenzieller Gutschriften Zahlungsvorschläge für Debitoren erstellen. Dies ist nur möglich, wenn die Gutschrift höher ist als der geschuldete Betrag, was zu einem negativen Saldo beim Kunden führt.
Wenn beispielsweise ein bestimmter Debitor offene Verkaufsrechnungen in Höhe von 5.000 $ hat und aufgrund von Warenrücksendungen eine Gutschrift in Höhe von 6.000 $ ausgestellt wird, wird bei der Zahlungsanforderung an den Debitor eine Zahlung in Höhe von 1.000 $ vom Belegtyp Rückerstattung erstellt.
So führen Sie eine Rückerstattung an einen Debitor im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt aus:
- Suchen Sie (
) nach Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter und wählen Sie den entsprechenden Link aus. - Wählen Sie im Seitenkopf im Feld Buch.-Blattname das Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt aus, für das Sie Zahlungen vorschlagen möchten, und wählen Sie dann Start > Debitorzahlung vorschlagen.
- Geben Sie auf der Seite Debitorzahlung vorschlagen die entsprechenden Informationen in die Felder ein. Beispielsweise können Sie den Datumsfilter festlegen und den Debitor auswählen.
- Wählen Sie OK, um die vorgeschlagenen Debitor-Zahlungszeilen zu erstellen. Im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt werden anschließend Zahlungszeilen erstellt, die den Einstellungen des Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt-Vorschlags entsprechen. Alle Zahlungszeilen müssen den Status Gültig haben, bevor sie an die Bank exportiert werden können. Im Falle von Fehlern in einer Zahlungszeile können Sie in den Zahlungsdateifehlern, die sich in der unteren rechten Ecke des Zlg.-Ausg. Buch.-Blatts befinden, eine detailliertere Fehlermeldung finden.
Darüber hinaus verwendet Continia Banking bei der Zahlungsabwicklung eine eindeutige Zahlungs-ID, um die Zahlungen zu verbuchen und die entsprechenden Bankposten im Rahmen der Bankkontoabstimmung anzuwenden.
Hinweis
Rückerstattungen an Debitoren, die Ihnen noch mehr schulden, als Sie ihnen schulden, werden bei Verwendung der Funktion „Debitorzahlung vorschlagen“ nicht angezeigt. Um Debitoren mit einem negativen Saldo zu entschädigen, müssen Sie die Zahlungszeile erstellen und die offene Gutschrift manuell abgleichen.