Belege einreichen
Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Belegen in Continia Expense Management besteht darin, diese effektiv in Ihr System zu importieren. Belege werden importiert, wenn eine Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wird. Continia Online ist eine Cloud-Lösung, die die Continia Expense App und das Continia Expense Portal mit dem Business Central-Client verbindet, und Daten können zwischen diesen drei Anwendungen synchronisiert werden.
Synchronisierungen können manuell durchgeführt oder so geplant werden, dass sie automatisch mit Aufgabenwarteschlangen ausgeführt werden können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Aufgabenwarteschlangen einrichten.
Die Continia Expense App verwenden
Expense-Benutzer können Belege mithilfe der Continia Expense App einreichen. Diese Belege werden dann bei der nächsten Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist die Continia Expense App so eingestellt, dass sie über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
Anhänge-Liste
In der Continia Expense App finden Sie die Anhänge-Liste, eine Liste Ihrer gespeicherten Belegaufnahmen. Diese Liste ermöglicht es Ihnen, Belege zu erstellen und einzureichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel Anhänge-Liste.
Das Continia Expense Portal verwenden
Expense-Benutzer können Belege auch über das Continia Expense Portal einreichen. Diese Belege werden dann bei der nächsten Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist das Continia Expense Portal so eingestellt, dass es über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
Den Business Central Client verwenden
Belege können auch im Business Central-Client erstellt werden. Sie können die Einstellung Dokumentsichtbarkeit einschränken auf der Continia-Benutzereinrichtungskarte verwenden, wenn Sie die Dokumentsichtbarkeit für einen bestimmten Benutzer auf die eigenen Dokumente dieses Benutzers beschränken möchten.
Anhänge per E-Mail versenden
Sie können Belege auch erstellen, indem Sie eine E-Mail mit angehängten Quittungen an Continia Online weiterleiten. Sie erhalten dann eine E-Mail mit der Aufforderung, weitere Details anzugeben. Gleichzeitig werden die Dokumente in der Continia Expense App und im Continia Expense Portal sichtbar.
Sie können diese E-Mail-Adressen für beide der Anwendungen verwenden:
- Demo: expense@democem.continiaonline.com
- Produktion: expense@cem.continiaonline.com
Anhänge direkt aus mobilen Apps teilen
Als Expense-Benutzer können Sie angehängte PDF-Belege oder Rechnungen direkt von Ihrem Mobilgerät aus mit Expense Management teilen und sie dann zu neuen oder bestehenden Spesen in der Expense App hinzufügen.
Hinweis
Dies funktioniert für die meisten mobilen Apps, die PDF-Dateien verarbeiten/speichern, wie E-Mail-Apps, Banking-Apps, Microsoft OneDrive, Uber, Microsoft Teams oder praktisch jede andere App, die über ein Teilen-Symbol verfügt.
So teilen Sie eine Quittung oder Rechnung im PDF-Format von Ihrem Mobilgerät aus mit Expense Management:
- Gehen Sie auf Ihrem Mobilgerät zur App mit dem PDF-Anhang, den Sie mit Expense Management teilen möchten.
- Wählen oder öffnen Sie den Anhang, den Sie teilen möchten.
- Tippen Sie auf das Teilen-Symbol der App.
- Tippen Sie in der Liste der verfügbaren Apps, mit denen Sie die Belege teilen können, auf die Expense App und anschließend auf Anhänge an die Expense App versenden. Die Expense Mobile App wird geöffnet.
- Im angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Liste der gespeicherten Anhänge öffnen möchten. Tippen Sie auf Ja, um die Liste zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste den geteilten Anhang aus. Dadurch öffnet sich ein Popup-Menü.
- Tippen Sie im Menü auf Hinzufügen > neuer Beleg (um einen neuen Beleg basierend auf diesem Anhang zu erstellen) oder vorhandenes Dokument (um den Anhang einem vorhandenen Beleg hinzuzufügen).
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und reichen Sie den Beleg dann wie gewohnt ein.
Der Beleg wird zusammen mit dem geteilten Anhang zur Genehmigung übermittelt.
Eine visuelle Einführung in die Funktion finden Sie im folgenden kurzen Video: PDF-Anhänge auf Ihrem Mobilgerät verwenden (00:59).