Abrechnungen in der Expense Mobile App verwalten
Eine Abrechnung ist eine Zusammenfassung von Belegen, Fahrstrecken und Pauschalen. Sie bietet Ihnen einen hervorragenden Überblick über Ihre Ausgaben und ermöglicht Ihnen, diese von einem einzigen Ort aus zu genehmigen. Dadurch wird der Erstattungsprozess vereinfacht und Sie gewinnen wertvolle Zeit. Durch die Unterstützung mehrerer unterschiedlicher Dokumenttypen und Zahlungsformen und deren Zentralisierung in einer Abrechnung werden außerdem die Nachverfolgung und Analyse vereinfacht.
Die Verwaltung von Abrechnungen in Continia Expense Management funktioniert ähnlich wie die von Belegen, und wie bei Belegen besteht einer der wichtigsten Schritte darin, sie effektiv in Ihr System zu importieren. Abrechnungen werden importiert, wenn eine Synchronisierung mit Continia Online durchgeführt wird. Continia Online ist eine Cloud-Lösung, die die Continia Expense Mobile App und das Continia Expense Portal mit dem Business Central-Client verbindet. Die Daten können zwischen diesen drei Anwendungen synchronisiert werden.
Sie können die Synchronisierung manuell durchführen oder sie so planen, dass sie in Aufgabenwarteschlangen automatisch ausgeführt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen einrichten.
Eine Abrechnung erstellen und einreichen
Expense-Benutzer können Abrechnungen mit der Expense Mobile App erstellen oder einreichen. Die Abrechnungen werden dann nach der Synchronisierung über Continia Online an Business Central übertragen. Normalerweise ist die Expense Mobile App so eingestellt, dass sie über Aufgabenwarteschlangen automatisch mit Continia Online synchronisiert wird.
So erstellen Sie eine Abrechnung in der Expense Mobile App und reichen sie ein:
- Tippen Sie auf Neue Abrechnung, um die Seite Abrechnung zu öffnen.
- Geben Sie unter Beschreibung einen Namen für die Abrechnung ein.
- Füllen Sie die erforderlichen und relevanten Felder aus.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Erstellen.
- Tippen Sie auf das entsprechende Symbol, um auszuwählen, was der Abrechnung hinzugefügt werden soll:
- Ein Beleg, tippen Sie auf das Kreditkartensymbol.
- Fahrstrecke, tippen Sie auf das Autossymbol.
- Ein Dokument, tippen Sie auf das Koffersymbol.
- Ein vorhandenes Dokument, tippen Sie auf das (+)-Symbol.
- Um eine Vorlage zu erstellen oder hinzuzufügen, tippen Sie auf das mit einem Sternchen versehene Ordnersymbol.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und fügen Sie die entsprechenden vorhandenen Dokumente oder neue Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen hinzu.
- Tippen Sie oben rechts auf Speichern.
- Wenn Sie die Abrechnung zur Genehmigung einreichen möchten, wischen Sie über Übertragen.
Ihre Abrechnung wird nun je nach Wunsch entweder gespeichert oder übermittelt.
Abrechnungsvorlagen erstellen und verwenden
Erstellen Sie Abrechnungsvorlagen mit häufig verwendeten Details, um Ihren Workflow beim Erstellen und Einreichen von Abrechnungen zu verbessern. Wenn Sie eine Vorlage als Grundlage für eine Abrechnung wählen, werden die Details der Vorlage automatisch in die relevanten Felder Ihrer Abrechnung eingetragen. Dann müssen Sie nur noch die verbleibenden Felder ausfüllen/ die vorausgefüllten Daten bei Bedarf manuell bearbeiten.
So wählen Sie ein Abrechnungsvorlage aus oder erstellen sie:
- Öffnen Sie die Expense Mobile App und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Tippen Sie auf der Hauptseite auf das mit einem Sternchen markierte Ordnersymbol rechts neben Neue Abrechnung. Die Seite Vorlagen wird geöffnet.
- Alternativ können Sie einen neuen Bericht erstellen und dann auf das mit einem Stern versehene Ordnersymbol klicken, um die Seite Vorlagen zu öffnen.
Hinweis
Wenn Belege, Fahrstrecken und Pauschalen alle aktiviert wurden, müssen Sie zuerst auf das Menüsymbol mit drei Punkten (...) tippen, um auf das mit einem Sternchen versehene Ordnersymbol zuzugreifen.
- Optional: Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus der Liste auf der Seite Vorlagen aus und tippen Sie dann oben rechts auf Speichern, um sie der Abrechnung hinzuzufügen.
- Optional: Erstellen Sie eine neue Vorlage auf der Seite Vorlagen:
- Tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf Hinzufügen.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und tippen Sie oben rechts auf Speichern.
- Um der Abrechnung die neue Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie sie in der Liste aus und tippen Sie dann in der oberen rechten Ecke auf Speichern.
Die von Ihnen ausgewählte oder erstellte Vorlage wird dann der Abrechnung hinzugefügt und Sie werden zur Seite Abrechnungen zurückgeleitet.
Zugriff auf die Anhänge-Liste
In der Expense Mobile App, verwenden Sie die Anhänge-Liste, um Ihre gespeicherten Belegbilder anzuzeigen und anzuhängen.
So greifen Sie auf die Anhänge-Liste zu:
- Öffnen Sie die Expense Mobile App.
- Tippen Sie in der unteren linken Ecke auf Offen, um die Liste der Belege, Fahrstrecken, Pauschalen und Abrechnungen zu sehen.
- Tippen Sie in der unteren linken Ecke auf Offen, um die Liste Anhänge zu öffnen.
Warnungen in einer Abrechnung überprüfen
Warnungen in Bezug auf Abrechnungen weisen auf Probleme hin, die behoben werden müssen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Abrechnungen sicherzustellen. Die vom System generierten Warnungen umfassen:
- Fehlende Anhänge für eine Ausgabe
- Ein Einkaufsvertrag, der hinzugefügt werden muss
So überprüfen Sie Warnungen für Abrechnungen mit der Expense Mobile App:
- Tippen Sie auf Offen, um die Abrechnung zu öffnen, die eine Warnung anzeigt.
- Überprüfen Sie die Abrechnung, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben gemacht wurden, die Informationen korrekt sind und dass keine Anhänge fehlen.
- Optional: Überprüfen Sie die Kommentare der Abrechnung, indem Sie die Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen der Abrechnung öffnen und das Feld Admin Kommentare anzeigen.
Informationen zum Thema
Weitere Informationen zu Abrechnungen und den Prozessen dazu finden Sie unter: