Abrechnungen einreichen und verwalten
Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben mit einem effizienten Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen im Auge. Erfahren Sie zunächst, wie Sie neue Abrechnungen einreichen, vorhandene Einträge zu Abrechnungen hinzufügen und wichtige Funktionen wie verbesserte Kommentarsichtbarkeit und Warnbenachrichtigungen nutzen.
Eine Abrechnung einreichen
Der Vorgang unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, ob Sie eine Ausgabe über die Expense Mobile App oder das Expense Portal übermitteln.
So reichen Sie eine Ausgabe mit der Expense Mobile App ein:
Wählen Sie Neue Abrechnung aus.
Geben Sie im Feld Beschreibung einen Namen für die Abrechnung ein und klicken Sie dann auf Erstellen.
Wählen Sie das Symbol Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen aus.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und fügen Sie die entsprechenden vorhandenen Dokumente oder neue Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen hinzu.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Senden.
So reichen Sie eine Ausgabe mit dem Expense Portal ein:
- Suchen
Sie nach Abrechnungen und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Wählen Sie in der Aktionsleiste Neu aus, um eine neue Abrechnung zu erstellen.
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.
- Fügen Sie unter Belege, Fahrstrecke oder Pauschale die erforderlichen Informationen hinzu.
- Für Belege und Fahrstrecken können Sie relevante vorhandene Dokumente über die Registerkarte Zeile > Anhänge anhängen.
- Wählen Sie Hinzufügen (+) und fügen Sie dann die relevanten Dateien (Aufnahmen von Quittungen oder Rechnungen) per Drag & Drop hinzu bzw. laden Sie sie hoch.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen. Die Abrechnung wird automatisch gespeichert und Sie sehen oben rechts ein Häkchen.
Warnungen in einer Abrechnung überprüfen
Warnungen in Bezug auf Abrechnungen weisen auf Probleme hin, die behoben werden müssen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Abrechnungen sicherzustellen. Der Vorgang unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, ob Sie eine Ausgabe über die Expense Mobile App oder das Expense Portal übermitteln, und die systemgenerierten Warnungen beinhalten:
- Fehlende Anhänge für eine Ausgabe
- Ein Einkaufsvertrag, der hinzugefügt werden muss
So überprüfen Sie Warnungen mit der Expense Mobile App:
- Wählen Sie Öffnen und öffnen Sie dann aus der Liste die Abrechnung, die eine Warnung anzeigt.
- Überprüfen Sie die Abrechnung, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben gemacht wurden, die Informationen korrekt sind und dass keine Anhänge fehlen.
- Um die Kommentare des Berichts zu prüfen, öffnen Sie die Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen der Abrechnung und zeigen Sie das Feld Admin Kommentare an.
So überprüfen Sie Warnungen mit dem Expense Portal:
- Suchen Sie nach Abrechnungen und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Überprüfen Sie die Liste Ihrer Abrechnungen. Wenn es Warnungen gibt, ist die Abrechnungszeile rot markiert.
- Öffnen Sie die Abrechnung und stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind und alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden.
- Prüfen Sie die Kommentare der Abrechnung. Diese sind nun direkt in der Dokumentenzeile in der Abrechnung sichtbar. Wählen Sie unter Belege, Fahrstrecken oder Pauschalen > Zeile die Option Kommentare aus, um Kommentare für mehrere Dokumente aus der Abrechnung anzuzeigen. Mithilfe dieser Funktion können Sie alle zugehörigen Kommentare schnell überprüfen, ohne zu einzelnen Dokumentenzeilen navigieren zu müssen.
Siehe auch
Weitere Informationen zu Abrechnungen finden Sie unter: