Treasury
OPplus Treasury bietet Kunden mit mehreren Mandanten komfortable mandantenübergreifende Sichten auf alle zahlungsrelevanten Daten. Hierzu zählen, Banken und Banksalden, Kreditoren und Debitoren mit den jeweiligen offenen Posten, offene Zahlungsimportjournale und erstellte Zahlungsvorschläge und Sachposten.
Die mandantenübergreifenden Sichten auf die Konten bzw. deren Posten können in jedem beliebigen Treasury-Mandanten, vorausgesetzt, die Benutzerberechtigungen erlauben dies, aufgerufen werden. Für ein zentrales Controlling bietet sich ein erheblich leichterer Zugang zu den liquiditätsrelevanten Daten im Konzern. Die in den Treasury Mandanten auszuführenden Zahlungsvorschläge können zentral über die Nutzung von Zahlungsvorschlagsvorlagen erstellt und überwacht werden.
Im Falle von Zahlungen auf abweichende Bankkonten innerhalb des Treasury Verbundes können diese komfortabel ihren Ursprungsposten in den Treasury-Mandanten zugeordnet werden. Die erforderlichen Buchungssätze zur korrekten buchhalterischen Darstellung und Übertragung der Zahlungen in die richtigen Mandanten erfolgt weitestgehend automatisiert.
Weiterhin unterstützt das Treasury Modul die Nutzung zentraler Bankkonten, über die der gesamte Zahlungseingang einzelner Treasury-Mandanten abgewickelt werden kann.
Treasury Einrichtung
Für die Nutzung des Moduls müssen zunächst einige Einrichtungen in der Page Treasury Einrichtung vorgenommen werden.
- Auswahl der Mandanten, deren Daten mandantenübergreifend dargestellt werden sollen.
- Auswahl der Bankkonten, Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, sowie deren offene Posten, die mandantenübergreifend dargestellt werden sollen.
- Zahlungsvorschlag-Vorlagen, Zahlungsvorschläge und Zlg. Import Journale.
Mandanten
Zunächst sind die am Treasury teilnehmenden Mandanten zu bestimmen. Dies erfolgt über die Page Treasury Einrichtung:
Im Feld Mandanten haben Sie die Auswahl zwischen Alle und Auswahl. Bei Wahl der Option Auswahl müssen Sie definieren, welche Mandanten berücksichtigt werden sollen. Über den Funktionsaufruf Auswahl im Kopf der Treasury Einrichtung und dort die Aktion Mandanten Auswahl erreichen Sie die Tabelle Treasury Mandanten Auswahl, um dort die gewünschten Mandanten eintragen zu können.
Durch Auswahl der Option Name im Feld Typ der Tabelle Treasury Mandanten Auswahl können ausgewählte Mandanten einzeln eingetragen werden. Für eine Gruppe von Mandanten, die sich über Merkmale innerhalb der Ausprägungen der Felder in der Tabelle Mandant gruppieren lassen, wendet man die Option Filter im Feld Typ an. Bei Auswahl des Typs Filter müssen nachfolgend die Felder als Filterkriterien im Feld Filter Feld ausgewählt und der Filter selbst im Feld Filter eingetragen werden.
Sachkonten
Hier können Sie zwischen den Wahlmöglichkeiten Leer und Auswahl wählen. Wollte man im unwahrscheinlichen Fall alle Konten synchronisieren, müssten sie alle über einen entsprechenden Filter ausgewählt werden. Bleibt das Feld Sachkonten leer, werden keine Sachkonten synchronisiert!
Ähnlich wie bei der Einrichtung der Treasury Mandanten können in der Page Treasury Konto Auswahl einzelne Konten ausgewählt oder aber Kontengruppen über die Eingabe von Filtern bestimmt werden, sofern im Feld Sachkonten auf der Treasury Einrichtung die Option Auswahl gewählt wurde.
Bankkonten, Debitoren und Kreditoren
Diese Konten können auf dieselbe Art und Weise zugeordnet werden, wie die Sachkonten. Bei den Debitoren und Kreditoren haben Sie zusätzlich die Möglichkeit statt Alle die Auswahl auf Alle Offene einzugrenzen. Dadurch werden lediglich die Personenkonten in der Treasury Sicht gezeigt, die zum Zeitpunkt der Einrichtung offene Posten haben.
Erhält ein Personenkonto zu einem späteren Zeitpunkt offene Posten, so werden das Personenkonto und die dazugehörigen offenen Posten automatisch im Treasury ergänzt.
In der nachfolgenden Abbildung ist eine beispielhafte Einrichtung der Konten dargestellt.
Bewegungsdaten
Für die Debitoren- Kreditorenposten kann festgelegt werden, ob grundsätzlich alle offenen Posten aus den einzelnen Treasury-Mandanten im Treasury angezeigt werden sollen, oder lediglich die offenen Posten der in der Auswahl festgelegten Personenkonten. Entsprechend der Einstellung für die Kreditoren und Debitoren Stammdaten werden die offenen Posten synchronisiert. Wird keine Auswahl getroffen, werden keine Posten in die Treasury-Sichten übernommen. Die Bewegungsdaten aktualisieren sich automatisch mit dem Buchungsfortschritt in den einzelnen operativen Mandanten. Jeder neue offene Posten wird innerhalb einer zugehörigen Auswahl der Personenkonten oder im Fall der Option Alle automatisch im Treasury angezeigt.
Initialisierung
Nach der Auswahl der am Treasury teilnehmenden Mandanten und Stammdaten muss ein Initialisierungslauf ausgeführt werden, der die ausgewählten Mandanten für das Treasury initialisiert und alle Stamm- und Bewegungsdaten gemäß der vorgenommenen Einrichtung aus den dem Treasury-Verbund zugehörigen Mandanten in die übergreifenden Sichten überträgt. Jede weitere Bewegung oder Änderung auf den zugeordneten Konten wird ab diesem Zeitpunkt automatisch in den Treasury-Sichten angezeigt.
Die Funktion Initialisieren befindet sich in der Treasury Einrichtung.
Beachten Sie bitte, dass diese einmalige Initialisierung je nach Umfang der Buchungshistorie die Performance der Datenbank für die Dauer der Ausführung des Jobs beeinträchtigen kann.
Weitere Einstellungen in der Treasury Einrichtung
Treasury aktivieren
Damit die laufenden Bewegungen und Änderungen in den Stammdaten der Treasury- Mandanten synchronisiert werden, muss dieser Schalter gesetzt sein.
Treasury Nutzung beachten
Wenn Sie die Sicht auf einzelne Treasury-Mandanten beschränken möchten, können Sie in der Tabelle Treasury Mandanten in der Spalte Treasury Nutzung einen Haken setzen.
In der Treasury Einrichtung müssen Sie den Schalter Treasury Nutzung beachten setzen, damit die Beschränkung auf die Mandanten greift.
Sachposten aktivieren
Um die Sachposten im Treasury stets aktuell zu halten, d. h. sie permanent zu synchronisieren, muss dieser Schalter gesetzt sein. beachten Sie bitte, dass die Synchronisation der Sachposten, je nach der Menge der gebuchten Posten, relativ lange dauern kann.
Mandantenübergreifende Ansichten
Ein wesentlicher Zweck des Treasury Moduls besteht in der zentralen Sicht auf die zahlungsrelevanten bzw. geldflussrelevanten Daten der betroffenen Mandanten. Nach der Initialisierung des Treasury stehen Ihnen die mandantenübergreifenden Sichten auf die Banken, Sachkonten, Debitoren und Kreditoren sowie den zugehörigen Offenen Posten zur Verfügung.
So können Sie sich zum Beispiel mandantenübergreifend einen Überblick über alle die Bankkonten inkl. der jeweiligen Salden aus den Ursprungsmandanten machen.
Über den Drill-Down können Sie für jedes Konto in die zugehörigen Posten verzweigen und diese für den jeweiligen Mandanten einsehen.
Diese Ansichten stehen natürlich auch für die Sachkonten, Debitoren und Kreditoren zur Verfügung.
Über den Menüpunkt Treasury-Mandanten erhalten Sie eine Übersicht der kumulierten Salden aller Konten (Kreditoren, Debitoren, Banken), die Anzahl der im Verbund existierenden Offenen Zlg. Importjournale und die Beträge der offenen Zahlungsvorschläge für alle am Treasury teilnehmenden Mandanten.
Verwaltung von Zahlungsvorschlägen
OPplus bietet im Modul Zlg. Export die Möglichkeit, Vorlagen für Zahlungsvorschläge zu definieren (siehe unser Handbuch Zahlungsexport). Diese Zahlungsvorschlag Vorlagen können im Treasury Modul für alle hinterlegten Mandanten zentral verwaltet werden. Hierzu müssen sie zunächst in den jeweiligen einzelnen Mandanten angelegt und dann gemäß den Einstellungen in der Treasury Einrichtung synchronisiert werden.
In der Page Treasury Zlg. Vorschlag Vorlagen können die synchronisierten Zahlungsvorschlag Vorlagen mandantenübergreifend in Bezug auf ihr letztes Ausführungsdatum (Spalte Letzter Aufruf) und den Status (Spalte Letzter Fehler) überwacht werden.
Erstellung von Zahlungsvorschlägen
Aus den Treasury Zlg. Vorschlag Vorlagen heraus können in den zugehörigen Mandanten die Zahlungsvorschläge zentral erstellt werden. Dies kann entweder manuell über den Funktionsaufruf Starten oder über die Hinterlegung eines Batch-Jobs erfolgen. Hierzu müssen in den zugehörigen Mandanten entsprechende Zahlungsvorschlagsvorlagen angelegt sein.
Zahlungsvorschläge anzeigen und bearbeiten
Über den Button Zeigen haben Sie die Möglichkeit, die in den Einzelmandanten erstellten Zahlungsvorschläge direkt einzusehen und damit in die Zahlungsköpfe und Zahlungszeilen zu verzweigen. Damit haben Sie jederzeit den Überblick über die zu zahlenden Beträge, die Zahlungsempfänger und den jeweiligen Bearbeitungsstatus.
Sie können nun aus der Page Treasury Zahlungsvorschläge folgende Aktionen durchführen:
Zahlungsköpfe anzeigen
Hier landen Sie auf der ersten Zahlungskopfkarte und können in dieser Sicht zwischen den Zahlungsköpfen hin und her blättern.
Zahlungszeilen anzeigen
Zahlungsvorschlag bearbeiten
Die Zahlungsvorschläge in den Einzelmandanten lassen sich direkt aus den im Treasury angezeigten Treasury Zahlungsvorschlägen bearbeiten. Über die Funktionsaufrufe ZV bearbeiten, ZV-Kopf bzw. ZV-Zeilen bearbeiten wird der Zahlungsvorschlag in einer neuen User Session in dem jeweiligen Mandant direkt geöffnet und ist damit in gewohnter Weise editierbar.
Importjournale anzeigen und bearbeiten
Die Offenen Importjournale aller am Treasury teilnehmenden Mandantenkönnen, sofern so in der Treasury Einrichtung hinterlegt, über den Menüpunkt Treasury Zlg. Importjournale eingesehen werden.
Sie haben damit einen direkten Überblick über alle noch offenen Zlg. Importjournale in den Treasury-Mandanten. Über den Menüpunkt Mandant öffnen können Sie direkt in das Offene Zlg. Importjournal wechseln und es dort weiter bearbeiten.
Zahlungen umbuchen
Im Treasury-Modul habe Sie die Möglichkeit, Zahlungen, die eigentlich für einen anderen Mandanten bestimmt sind (der auszugleichende Posten steht z. B. als debitorische Rechnung in diesem anderen Mandanten), zu vereinnahmen und für einen Ausgleich des Ursprungspostens zu sorgen.
Einrichtung Umbuchung
Zunächst müssen hierzu die buchhalterischen Beziehungen zwischen dem die Zahlungen vereinnahmenden Mandanten und dem eigentlichen Zielmandanten der Zahlung eingerichtet werden. Hierzu dient die Treasury Mandanten Buchungsmatrix.
Sie können hier die Buchungsbeziehungen zwischen den Mandanten einrichten. Hierzu müssen Sie Ursprungs- und Zielmandant, ein Sachkonto als Verrechnungskonto für den Zielmandanten im Ursprungsmandanten, sowie ein Debitor- und/oder ein Kreditorkonto für den Zielmandanten auf den die Umbuchung gebucht werden soll, einrichten.
Mandantenübergreifende(r) Ausgleich/Umbuchung
Im Erweiterten Ausgleich stehen neben den eigenen Offenen Posten auch alle Offenen Posten der am Treasury teilnehmenden Mandanten für die Ausgleichsfindung zur Verfügung. Hierzu können Sie im Erweiterten Ausgleich unter Posten > Treasury Offene Posten den auszugleichenden Posten in der Liste heraussuchen.
Durch die Übernahme des Postens in den Ausgleich, werden im Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt die für den mandantenübergreifenden Ausgleich erforderlichen Buchungsätze eingestellt. In der nachfolgenden Abbildung ist ein Fall beispielhaft dargestellt. Zunächst die Buchungszeile, die aus dem Zahlungsimport stammt und für einen anderen Zielmandanten bestimmt ist.
Nach der Zuordnung des Ausgleichpostens werden neue Buchungssätze eingestellt. Die Zahlung wird als Splitbuchung Bank an Verrechnungskonto 1497 (Zielmandant) eingestellt. Damit kann die Zahlung in diesem Mandanten verbucht werden.
Achtung! Der ursprüngliche offene Posten im Zielmandanten wird an dieser Stelle nicht ausgeglichen! Dies erfolgt nachgeordnet über einen kreditorischen Zahlungsvorschlag und den Import dieser Zahlungsinformationen in den Zielmandanten im Zuge der normalen Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
Für den Ausgleich im Zielmandanten wird hierzu im selben Vorgang zusätzlich eine Verbindlichkeit gegenüber dem Zielmandanten (hier Kreditor 99001) in das Buch.-Blatt gestellt. In der Beschreibung ist ein passender, automatisch generierter Buchungstext eingetragen, der im Zielmandanten die automatische Kontierung und den Ausgleich des ursprünglichen offenen Postens erlaubt.
Verteilung von Zahlungen (Verschieben von Zahlungsimportzeilen)
Sie können im Treasury einen Mandanten als Hauptmandant (Zentralmandant) für die Verwaltung zentraler Bankkonten bestimmen. Dieser Mandant führt einige oder alle zahlungsrelevanten Bankkonten der zu diesem Treasury-Kreis gehörigen Mandanten (Untermandanten). Somit erhält dieser Hauptmandant neben Zahlungen für eigene offene Posten auch Zahlungen, die eigentlich dem Ausgleich offener Posten in den jeweiligen Untermandanten dienen. Die offenen Posten sind in den Untermandanten gebucht, können jedoch aus dem Hauptmandanten heraus angezeigt und auch für den Ausgleich herangezogen werden.
Um die offenen Posten in den Untermandanten dennoch schließen bzw. ausgleichen zu können, bietet das Treasury eine Verteilungsfunktion an. Mit dieser lassen sich die im Hauptmandanten vereinnahmten Zahlungen betragsmäßig auf Unterkonten (Verrechnungskonten) in den Untermandanten übertragen, um dort für den Ausgleich der offenen Posten herangezogen werden zu können.
Einrichtung Zahlungsverteilung
Hierzu müssen Sie im Hauptmandanten und in den Untermandanten entsprechende Verrechnungskonten anlegen. Der Buchungsvorgang stellt eine Intercompany-Buchung dar. Diese Verrechnungskonten werden in den Zlg. Importschnittstellen des Hauptmandanten im Feld Transitkonto hinterlegt.
Um die zu verschiebenden Zahlungen auf die richtigen Konten zu buchen, müssen im Hauptmandanten Kontierungsregeln mit den jeweiligen Intercompany-Konten eingerichtet sein.
Zahlungsverteilung
Der Prozess der mandantenübergreifenden Zahlungsverteilung läuft idealerweise folgendermaßen ab.
Sie importieren zunächst den Bankkontoauszug in den Hauptmandanten. Im folgenden Screenshot finden Sie ein Beispiel eines Auszugs, der für 3 unterschiedliche Mandanten je 2 Zahlungen enthält (in diesem Beispiel erkennbar an der Mandantennummer im Verwendungszweck).
Die Spalten Gehört zu Mandant und Kommt aus Mandant, die der korrekten Zuordnung jeder Zeile zu den Untermandanten dienen, sind noch nicht gefüllt. Auf der Ebene des Zlg. Importjournals kann über die Aktion Mandanten finden die Zuordnung der Zahlungen zu den Mandanten, in denen die offenen Posten gebucht sind, vorgenommen werden.
Diese Funktion ermittelt anhand der Bankverbindung des Debitors oder anhand des Verwendungszwecks bzw. dort der Belegnummer, zu welchem offenen Posten in welchem am Treasury teilnehmenden Mandanten die Zahlung gehört. Bei erfolgreicher Suche wird der jeweilige Zielmandant der Zahlung in den Zlg. Import Zeilen eingetragen. Die vom System vorgenommene Zuordnung in der Spalte Gehört zu Mandant kann manuell überschrieben und ergänzt werden.
Verschiebung der Zahlungsbeträge
Als nächstes erfolgt die sog. Verschiebung der Beträge aus den Zahlungen im Hauptmandant auf die Verrechnungskonten in den jeweiligen Zielmandanten. Hierzu ist die Funktion Posten verschieben auf Ebene des offenen Zahlungsimportjournals auszuführen.
Diese Funktion führt zu einer je Zielmandanten kumulierten Zusammenfassung der Zahlungen in den Zlg.-Import Zeilen des Hauptmandanten.
Mit Ausführung der Funktion Posten verschieben werden in den Untermandanten jeweils automatisch Zlg. Importjournale eingestellt. Es wird hier gleichsam die Logik des regulären Zahlungseingangs verwendet, um die Posten in den Zielmandanten auszugleichen. Die Zlg. Importjournalzeilen für das obige Beispiel sehen folgendermaßen aus.
In der Spalte Kommt aus Mandant ist der Hauptmandant, der die eigentliche Zahlung vereinnahmt hat, eingetragen. Im Verwendungszweck hat die Anwendung automatisch die Debitorennummer und die Ursprungsbelegnummer eingetragen. Damit ist der automatische Ausgleich in den allermeisten Fällen sichergestellt.
Buchung der Zahlungen und korrespondierenden verschobenen Beträge
Bei der Übernahme des Zlg. Importjournals im [Hauptmandanten]{.underline} in das Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt werden folgende Buchungssätze eingestellt. Für jede Zahlung erfolgt eine Buchung Bank an Debitor (Untermandant).
Statt eines Debitorenkontos könnte hier auch ein Sachkonto im Sinne eines Intercompany Verrechnungskontos eingesetzt werden. In den Kontierungsregeln wäre dies individuell zu hinterlegen.
Bei der Übernahme der Zlg. Importjournale in den [Untermandanten]{.underline} in das Erw. Zahlungseingangs Buch.-Blatt werden folgende Buchungssätze eingestellt. Für jede Zahlung erfolgt eine Buchung Verrechnungskonto (IC) an Debitor. Damit werden die Forderungen in den Untermandanten ausgeziffert.
Intercompany
Dieses Teilmodul des OPplus Treasury ermöglicht die Abbildung sog. zentraler Bankkonten. Es liefert die funktionale Basis für eine zentrale Vereinnahmung von Zahlungen bei gleichzeitigem Ausgleich der Ursprungsforderungen in den operativen Untermandanten. OPplus Treasury liefert alle Buchungsinformationen, die für die die Abbildung der Intercompany-Prozesse notwendig sind. Diese sollten jedoch im Einzelnen anhand der buchhalterischen Anforderungen des Kunden mit diesem gemeinsam über die Standardfunktionalität von Business Central abgebildet werden.