Afsendelse af opkrævninger

• 28/09/2023
• 9 minutter at læse

Dette afsnit gennemgår, hvordan bogførte dokumenter, som ønskes opkrævet via opkrævningsmetoden SEPA Direct Debit, kan sendes til opkrævningscentralen Mastercard.

Fremgangsmåden er ens for opkrævningssystemerne Nets-SEPA-B2B og Nets-SEPA-CORE.

Inden du går i gang

Inden at nedenstående gennemgang kan gennemføres, skal afsnittet Oprettelse af opkrævningsaftaler og Oprettelse af salgsdokumenter være udført.

Sådan sender du opkrævninger

Afsendelsen af bogførte dokumenter forgår fra kladden Opkrævningskladde, som du kan fremsøge i Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Afsendelse af et bogført dokument via Mastercard SEPA Direct Debit, er opdelt i forskellige processer og derunder i forskellige funktioner, som underbygger processen.

Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer

1. Vælg ikonet , angiv Opkrævningskladde, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg kladden, som relaterer til Mastercard SEPA Direct Debit opkrævningerne.

3. Vælg i handlingslinjen Proces > Forslå opkrævninger..., for at oprette linjer i kladden ud fra de bogførte dokumenter.

4. Vinduet Forslå opkrævninger... åbnes. Indstillingerne er automatisk udfyldt i forhold til kladdens opsætning, men det er muligt at tilpasse værdierne.

   Felt	Beskrivelse
   Tidligste debitorpost forfaldsdato	Bogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger på eller efter den angivet dato. Bemærk, hvis feltet er blankt, medtages alle opkrævninger med forfald til og med datoen, angivet i feltet Seneste debitorpost forfaldsdato, når der dannes linjer i opkrævningskladden.
   Seneste debitorpost forfaldsdato	Bogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger før eller på den angivet dato.
   Tidligste tilladte forfaldsdato i opkrævningskladden	Angiver opkrævningens først mulige opkrævningsdato. Hvis der ligger linjer med forfald efter denne dato, rykkes disse linjer.
   Inkluder fakturaer Inkluder kreditnotaer Inkluder rykkere	Angiver om disse dokumenttyper skal medtages i kladden.

5. Vælg OK for at oprette linjer i kladden ud fra de angivne indstillinger.

   Bemærk

   Det er muligt at få kreditnotaer med i opkrævningskladden, men det er ikke muligt at afsende kreditnotaer via SEPA Direct Debit, og de markeres derfor med status Fejl.

   I stedet er det via Continia Collection Management muligt at samle fakturaer og kreditnotaer til én opkrævning med det samlede beløb.

Sådan valides linjer

Linjer, der oprettes i opkrævningskladden, valideres, om de er klar til afsendelse eller ej. Hvis de er klar til afsendelse, får de status Valid.

Hvis linjen ikke er klar til afsendelse, markeres linjens status som Fejl, og valideringsfejlen fremgår af faktaboksen Fejllog i højre side.

Når fejlen er rettet, skal du fra handlingslinjen vælge Handlinger > Funktion > Validér linjer. Denne funktion validerer linjen eller linjerne på ny, hvilket efterfølgende gør det muligt at sende opkrævningerne.

Sådan samles linjer

Hvis opkrævningskladden er opsat til at samle linjer, vil det fremgår af kolonnen Beskrivelse, hvis der er flere linjer samlet.

Samlefunktionen køres automatisk når du vælger Proces > Forslå opkrævninger..., men det er også muligt at køre funktionen manuelt. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Saml linjer i handlingslinjen.

Du kan se hvilke opkrævninger, der er samlet, ved at benytte Naviger > Linje > Debitorposter, som lister alle de debitorposter, som omhandler den valgte opkrævningslinje.

Sådan efterudlignes 0-beløb

Hvis en faktura og en kreditnota udligner hinanden, samler Collection Management disse i opkrævningskladden, og sætter beløbet til 0. Formålet med dette er, at give mulighed for at advisere kunden om udligningen, ved at udlæse linjen til Mastercard, der vil sende adviseringen til kunden.

Efterfølgende skal du vælge Handlinger > Bogføring > Efterudlign (0-beløb linjer), som udligner og lukker posterne med hinanden.

Sådan sendes e-mail adviseringer

Det er muligt at sende adviseringen til dine kunder pr. e-mail på følgende måde:

1. Vælg Handlinger > Linje > Dan mail advisering, som åbner vinduet Opkrævningsposter - dan mail advisering med en oversigt over de opkrævninger, som kan sende en advisering via e-mail.

2. Feltet Adviser er markeret på de linjer, hvor der er angivet, på aftalekortet, at der skal adviseres via mail, og hvor der ikke tidligere er blevet sendt en mail.

3. Vælg Send advis for at sende en mail advisering for de linjer, der har en markering i Adviser.

Sådan vises modposter

Modposterne i kladden vises altid som modpost pr. linje, men ved bogføring dannes modposter i henhold til kladdens opsætning. Du genererer et øjebliksbillede af modposterne, ved at vælge Handlinger > Funktion > Vis modposter. Dette benyttes, hvis kladden er opsat til at køre med andet end modposter pr. linje.

Sådan stoppes opkrævning

Med Mastercard SEPA Direct Debit er det muligt at stoppe opkrævninger, der er udlæst til Mastercard, men som endnu ikke er sendt fra Mastercard til kunden. Det gør du på følgende måde:

1. Marker linjen i kladden og vælg Handlinger > Status > Sæt status stop i handlingslinjen.
2. Når linjen har fået status Stop, skal linjen udlæses til Danske Bank. Vælg Proces > Udlæs.

Sådan udlæses (sendes) linjer

Når linjerne har status Klar, Gensend eller Stop er det muligt at sende opkrævningerne til Mastercard. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Udlæs.

Sådan hentes statusbeskeder fra Mastercard

Du kan løbende følge med i statussen for de opkrævninger, som ligger i opkrævningskladden, og som er sendt til Mastercard. Det gør du ved at vælge Proces > Opdater status i handlingslinjen.

Sådan gensendes afviste opkrævninger

For at kunne gensende en SEPA-opkrævning, skal den eksisterende opkrævning først stoppes og slettes.

1. Stop opkrævningen, som beskrevet i afsnittet Sådan stoppes opkrævning.
2. Marker linjen, der skal slettes, og vælg Handlinger > Status > Sæt status slettes i handlingslinjen.
3. Linjens status sættes til Slettes og du kan nu slette den. Vælg Administrer > Slet.
4. Lav forlag, som beskrevet i afsnittet Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer.
5. Send opkrævninger, som beskrevet i afsnittet Sådan udlæses (sendes) linjer.

Sådan bogføres betalte opkrævninger

Når opkrævningerne har fået statussen Bet. Modtaget, kan opkrævningen bogføres. Det gør du ved at vælge Handlinger > Bogføring > Bogfør i handlingslinjen.

Sådan tilgår du filarkivet

Tilgå filerne, som sendes til og modtages fra Mastercard, ved at vælge Naviger > Opkrævn. > Filarkiv fra opkrævningskladdens handlingslinje.

Næste trin

Indlæsning af indbetalingsfiler

Se også

Oprettelse af opkrævningsaftaler

Oprettelse af salgsdokumenter