Afsendelse af opkrævninger
Dette afsnit gennemgår, hvordan bogførte dokumenter, som ønskes opkrævet via opkrævningsmetoden SEPA Direct Debit, kan sendes til opkrævningscentralen Handelsbanken.
Bemærk
Gennemgangen berører opkrævningesystemet HABA-SEPA-B2B og HABA-SEPA-CORE.
Vigtigt
Handelsbanken kan ikke modtage linjer med forskellige forfaldsdatoer i samme fil. Derfor skal du sætte filter på en given forfaldsdato ved udlæsning af opkrævninger til Handelsbanken.
Inden du går i gang
Inden at nedenstående gennemgang kan gennemføres, skal afsnittet Oprettelse af opkrævningsaftaler og Oprettelse af salgsdokumenter være udført.
Sådan sender du opkrævninger
Afsendelsen af bogførte dokumenter forgår fra kladden Opkrævningskladde, som du kan fremsøge i Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Afsendelse af et bogført dokument via Handelsbanken SEPA Direct Debit, er opdelt i forskellige processer og derunder i forskellige funktioner, som underbygger processen.
Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer
Vælg ikonet
, angiv Opkrævningskladde, og vælg derefter det relaterede link.Vælg kladden, som relaterer til Handelsbanken-opkrævningerne.
Vælg i handlingslinjen Proces > Lav forslag, for at oprette linjer i kladden ud fra de bogførte dokumenter.
Vinduet Lav debitor opkrævningsforslag åbnes. Indstillingerne er automatisk udfyldt i forhold til kladdens opsætning, men det er muligt at tilpasse værdierne.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Første forfaldsdato | Bogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger på eller efter den angivet dato. Bemærk, hvis feltet er blankt, medtages alle opkrævninger med forfald til og med datoen, angivet i feltet Sidste forfaldsdato, når der dannes linjer i opkrævningskladden. |
| Sidste forfaldsdato | Bogførte dokumenter medtages i opkrævningskladden, hvis deres forfaldsdato ligger før eller på den angivet dato. |
| Dato for første opkrævning | Angiver opkrævningens først mulige opkrævningsdato. Hvis der ligger linjer med forfald efter denne dato, rykkes disse linjer. |
| Inkluder fakturaer Inkluder kreditnotaer Inkluder rykkere | Angiver om disse dokumenttyper skal medtages i kladden. |
Vælg OK for at oprette linjer i kladden ud fra de angivne indstillinger.
Bemærk
Det er muligt at få kreditnotaer med i opkrævningskladden, men det er ikke muligt at afsende kreditnotaer via SEPA Direct Debit, og de markeres derfor med status Fejl.
I stedet er det, via Continia Collection Management, muligt at samle fakturaer og kreditnotaer til én opkrævning med det samlede beløb.
Sådan valides linjer
Linjer, der oprettes i opkrævningskladden, valideres, om de er klar til afsendelse eller ej. Hvis de er klar til afsendelse, får de status Klar.
Hvis linjen ikke er klar til afsendelse, markeres linjens status som Fejl, og valideringsfejlen fremgår af faktaboksen Fejllog i højre side.
Når fejlen er rettet, skal du fra handlingslinjen vælge Handlinger > Funktion > Validér linjer. Denne funktion validerer linjen eller linjerne på ny, hvilket efterfølgende gør det muligt at sende opkrævningerne.
Sådan samles linjer
Hvis opkrævningskladden er opsat til at samle linjer, vil det fremgår af kolonnen Beskrivelse, hvis der er flere linjer samlet.
Samlefunktionen køres automatisk når du vælger Proces > Lav forslag, men det er også muligt at køre funktionen manuelt. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Saml linjer i handlingslinjen.
Du kan se hvilke opkrævninger, der er samlet, ved at benytte Naviger > Linje > Debitorposter, som lister alle de debitorposter, som omhandler den valgte opkrævningslinje.
Sådan efterudlignes 0-beløb
Hvis en faktura og en kreditnota udligner hinanden, samler Collection Management disse i opkrævningskladden, og sætter beløbet til 0. Formålet med dette er, at give mulighed for at advisere kunden om udligningen ved at danne en mail advisering. Afsendelse af e-mail er beskrevet neden for i afsnittet Sådan sendes e-mail adviseringer.
Efterfølgende skal du vælge Handlinger > Bogføring > Efterudlign (0-beløb linjer), som udligner og lukker posterne med hinanden.
Bemærk
Standardopsætning af Collection Management kører automatisk funktionen Efterudlign (0-beløb linjer), når handlingen Bogfør aktiveres.
Sådan sendes adviseringer
Med Handelsbanken SEPA Direct Debit, er det muligt at advisere 1 linje med 140 tegn. Denne linje opbygges med virksomhedens navn, typen af bilag samt bilagsnummeret. Et eksempel viser her:
- CRONUS DK A/S: Faktura 103336
Sådan sendes e-mail adviseringer
Det er muligt at sende adviseringen til dine kunder pr. e-mail på følgende måde:
Vælg Handlinger > Linje > Dan mail advisering, som åbner vinduet Opkrævningsposter - dan mail advisering med en oversigt over de opkrævninger, som kan sende en advisering via e-mail.
Feltet Adviser er markeret på de linjer, hvor der er angivet, på aftalekortet, at der skal adviseres via mail, og hvor der ikke tidligere er blevet sendt en mail.
Vælg Send advis for at sende en mail advisering for de linjer, der har en markering i Adviser.
Sådan vises modposter
Modposterne i kladden vises altid som modpost pr. linje, men ved bogføring dannes modposter i henhold til kladdens opsætning. Du genererer et øjebliksbillede af modposterne, ved at vælge Handlinger > Funktion > Vis modposter. Dette benyttes, hvis kladden er opsat til at køre med andet end modposter pr. linje.
Sådan stoppes opkrævning
Med Handelsbanken SEPA Direct Debit er det ikke muligt at stoppe opkrævninger direkte fra Collection Management. Dette skal i stedet gøres fra Handelsbanken ved at logge på GlobalOn-Line.
Opkrævninger, som er stoppet fra Handelsbanken GlobalOn-Line, skal du efterfølgende slette fra opkrævningskladden ved at vælge Handlinger > Status > Sæt status slettes i kladdens handlingslinje.
Sådan udlæses (sendes) linjer
Når linjerne har status Godkendt, Gensend eller Stop er det muligt at sende opkrævningerne til Handelsbanken. Dette gør du ved at vælge Handlinger > Funktion > Udlæs.
Bemærk
Du kan godkende og udlæse i samme funktion, ved at anvende Handlinger > Funktion > Godkend og Udlæs.
Sådan hentes statusbeskeder
Du kan løbende følge med i statussen for de opkrævninger, som ligger i opkrævningskladden, og som er sendt til Handelsbanken. Det gør du ved at vælge Proces > Opdater status i handlingslinjen.
Bemærk
Fra faktaboksen Opkrævningspostlog, kan du se alle de informationer, som modtages af Handelsbanken samt alle de handlinger, der er fortaget for den enkelte opkrævning.
Sådan gensendes afviste opkrævninger
For at kunne gensende en SEPA-opkrævning, skal den eksisterende opkrævning først stoppes og slettes.
- Log på Handelsbanken Global Online og annuller opkrævningen.
- Marker linjen, der skal slettes, og vælg Handlinger > Status > Sæt status slettes i handlingslinjen.
- Linjens status sættes til Slettes og du kan nu slette den. Vælg Administrer > Slet.
- Lav forlag, som beskrevet i afsnittet Sådan oprettes opkrævnings- og udbetalingslinjer.
- Send opkrævninger, som beskrevet i afsnittet Sådan udlæses (sendes) linjer.
Sådan bogføres betalte opkrævninger
Når opkrævningerne har fået statussen Bet. Modtaget, kan opkrævningen bogføres. Det gør du ved at vælge Handlinger > Bogføring > Bogfør i handlingslinjen.
Bemærk
Det er kun linjer, hvor feltet Bogføring tilladt er markeret, der bogføres, når du vælger Bogfør. Du behøver derfor ikke sætte filter på linjerne med status Bet. modtaget for at sikre dig, at kun disse linjer bogføres.
Sådan tilgår du filarkivet
Tilgå filerne, som sendes til og modtages fra Handelsbanken, ved at vælge Naviger > Opkrævn. > Filarkiv fra opkrævningskladdens handlingslinje.
Næste trin
Indlæsning af indbetalingsfiler